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Grandes empresas y digitalización: el miedo

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Con el confinamiento muchas grandes empresas vieron la digitalización de sus empleados y el teletrabajo como la principal vía para seguir operativa a pesar del confinamiento. Así que ahora siguen por esa senda. Pero muchas de las iniciativas para digitalizarse tropiezan con la misma piedra: el miedo, el pavor a dar algo de libertad a sus empleados, el miedo de algunos Departamentos a que la gente pueda sobrevivir sin ellos, el miedo de muchos jefecillos a que la digitalización consiga aplanar las jerarquías en las empresas

Lo que muchas de estas empresas no entienden es que digitalizarse no es comprarles portátiles a los empleados, ni darles cuentas de Microsoft 365 y de Microsoft Teams, o proporcionarles máquinas virtuales para que puedan trabajar desde sus casas; no, digitalizarse es mucho más. Una empresa donde la tecnología sea parte integral de la misma verá como los Departamentos en los que está troceada empiezan a cuartearse y donde antes había paredes, ahora hay gente colaborando.

Una empresa digitalizada y con la alta dirección realmente involucrada y los trabajadores dueños de sus herramientas, notará la potencia de la red gracias al conocimiento que irá fluyendo por los nodos cada vez más interconectados. Pero eso solo se logrará rompiendo las barreras artificiales que ahora mismo hay. Además, muchos Departamentos tendrían que cambiar y adaptarse. Esto es el fin de la forma de vivir y trabajar de muchas personas que introducirán frenos en todas las partes posibles para que la empresa de verdad no evolucione; y si no evoluciona que alguien me diga para que sirven las grandes inversiones en tecnología.

Un ejemplo que veo mucho: en casi todas las empresas hay grupos de chat por teléfono móvil con software ajeno a la empresa y que corre en los teléfonos móviles de los empleados. Hay grupos que equivalen a una unidad o Departamento de la empresa. Pero otros muchos son transversales: los que trabajaron juntos en tal proyectos, los amigos de la cocina mejicana, los compañeros que coincidieron en aquel viaje de empresa inolvidable, los que están organizando la jubilación de zutano… aquí tenemos a los empleados de la empresa haciendo redes internas y usándolas sin que la empresa tenga que gastarse un duro en herramientas ni en formación. Entonces tu vas y le explicas a esa empresa que si ha comprado la herramienta definitiva de trabajo en grupo para digitalizar las relaciones entre la plantilla, que no necesita gastarse un duro en formación: basta que permita que esa herramienta se ejecute en los equipos de los empleados y que ellos puedan crear los grupos. No lo entienden. Prefieren gastarse un montón de dinero en formación que nadie sigue y dejar la herramienta de comunicación, no coja, sino irreconocible y moribunda con todos los controles y cortapisas que se introducen en la misma.

Pero llegará la Junta de Accionistas y se les llenará la boca de la palabra Digitalización, pero solo son palabras vacías que no sirven para nada.

Y luego está la actitud de tantos jefes que todavía no han descubierto que estamos entra la segunda y la tercera década del siglo XXI. Se me ocurre otra idea para mejorar la digitalización de la empresa (y la doy gratis, total en mi empresa de por las mañanas les he dado casi 1.000 y no han servido de nada): ir un fin de semana y esconder:

  • Bolígrafos
  • Lápices
  • Rotuladores
  • Notas adhesivas
  • Papel
  • Bloquear las impresoras para que solo impriman lo imprescindible para entregar a los clientes.

Y entonces la gente usaría el correo, la agenda en grupo y las herramientas de trabajo en red. Pero mientras llegues a tu mesa y veas el monitor lleno de post-its, la bandeja a rebosar de papelitos con mil anotaciones… poco vamos a avanar.

En el siglo pasado en mi primer trabajo en mi empresa de por las mañanas, cuando era un contratado al que renovaban de mes a mes, mi primer jefe hizo algo parecido con gran efectividad. Mi compañero y yo habíamos sido contratados para desarrollar una aplicación en Clipper que permitiese controlar las gestiones para controlar por un lado la concesión de préstamos (habían introducido el primer escoring para concesión “automática” de préstamos) y por otro lado controlar las gestiones para la recuperación de operaciones morosas. Había una serie de tareas que ahora se hacían con los PCs (con MS-Dos y Unix) que automatizaban los procesos. Pero los empleados de base del Departamento seguían con la forma de hacerlo de toda la vida con máquina de escribir y papel carbón. Así que un sábado me llaman a casa. Mi jefe me dice que el lunes hay que madrugar y que iremos a la Oficina a las seis y media de la mañana (entrábamos a las ocho) y que además llevásemos ropa cómoda. En el camino a la oficina nos contaron la idea: íbamos a esconder todas las máquinas de escribir y el papel carbón en el sótano, así no habría otra forma de resolver los expedientes que no fuese cogiendo el PC y usando las nuevas herramientas. Al cabo de dos días nadie recordaba ya a las máquinas de escribir. Pero esos jefes valientes que digitalizaron las empresa en la primera ola de los PCs en las Oficinas ya están jubilados.

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2 Comentarios

  1. cacho_perro

    11 agosto 2020 en 11:46 am

    Buenas,

    Toda la razón, y luego está el tema de la digitalización “desordenada”, esto es, la mayoría de la gente tiende a reproducir el mismo desorden que tienen en papel al electrónico, lo cual provoca unidades compartidas con árboles de directorios con infinitas carpetas y subcarpetas totalmente caóticas que sólo “entienden” X persona y donde resulta una pesadilla encontrar cualquier cosa con miríadas de versiones distintas del mismo documento por ahí repartidas… por mi profesión nos dedicamos a intentar poner orden y método en la documentación digital y tenemos historias de terror para aburrir, de hecho solemos hacer de auditores-psicólogos porque salen siempre malas prácticas y modos de hacer las cosas “porquesí” de alucinar… lo que nos cuesta “evangelizar” a la gente para que usen el gestor documental de la empresa en lugar de volcarlo todo a lo loco en una unidad compartida cualquiera macho, es exactamente el mismo caso que comentáis…

    Un saludete

    Responder

    • tendero-digital

      12 agosto 2020 en 7:11 pm

      Yo siempro digo que digitalizar no es hacer lo mismo con un ordenador… pero como bien dices mucha gente no lo entiende así. Sobre gestores documentales… podría también contar historias para no dormir. Aquí también el problema es no ayudar al usuario. Hace décadas diseñe un gestor documental para una aplicación de Expediente Electrónico (fijate si hace años que el adjetivo era electrónico y no digital) para ayudar a la concesión de préstamos y créditos. Esa versión se usaba mucho y sin problemas. El motivo fue que pensamos como hacerle la vida más simple al usuario final. Me explico, teníamos un manual lleno de normas que indicaba la documentación obligatoria y opcional que había que incorporar a cada expediente. Además marcaba fechas, caducidades… todo eso se incorporó como reglas en el gestor documental. De tal forma que sin ibas a dar un préstamo a una Cooperativa por ejemplo, el sistema sabía que documentos específicos se necesitaba, te avisaba si los DNIs de los apoderados estaban en fecha, si los balances estaban caducados… Entonces el usuario final lo empleaba, porque entraba y el gestor documental era una herramienta para ahorrar tiempo y disgustos luego con auditoria.

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