Informática básica (imprescindible) en el trabajo administrativo diario

En estos momentos en mi empresa de por las mañanas estoy viendo una vez más como la falta de conocimientos básicos y simples de informática es un freno al aumento de la productividad en tareas administrativas diarias. Algo que cuando era joven no pensaba que pasaría.

Hace ya más de 30 años hice una oposición para entrar a trabajar en una Caja de Ahorros. Fue la última oposición que se hizo para entrar a trabajar en esa empresa y en casi todas las demás. Tengo la teoría de que gran parte de los problemas de las entidades financieras desde la crisis del 2008 se agravaron por eliminar ese control de acceso al trabajo (si tengo tiempo algún día ampliaré esto). Como me he desviado, voy a volver al tema:

En esas oposiciones se pedían conocimientos que la empresa sabía que íbamos a necesitar:

• Matemáticas Financiaras: que menos que poder calcular un cuadro de amortización de un préstamo o una liquidación de intereses de una inversión a mano…
• Conocimientos de la normativa de control del Banco de España y otras legislaciones aplicables a la operativa financiera
• Derecho Mercantil, Civil… necesario para poder entender muchas operaciones.
• Mecanografía: muy útil cuando todavía se usaban máquinas de escribir y cuando se empezaban a usar ordenadores.
• Uso de aplicaciones informáticas: sistemas operativos, hojas de cálculo, procesadores de textos y bases de datos a nivel de usuario medio.

Con todo esto los compañeros que aprobaron esa oposición tenían las herramientas necesarias para ofrecer un buen servicio a los clientes. Pero también para poder hacer sus tareas de forma rápida.

En aquellos años las Cajas de Ahorro ofrecían ascensos de categoría por formación. Es decir, se convocaban oposiciones que si se aprobaban comportaban una subida de categoría profesional que se traducían en mejoras de sueldo y en opciones de ascenso en el organigrama. De esta manera los conocimientos que se demostraron en la oposición de acceso se mantenían al día. Eso desapareció a los pocos años de entrar yo a trabajar.

Y todo esto viene a explicar como uno de los sectores empresariales con mayor digitalización y con una búsqueda desesperada de aumentar el rendimiento de sus trabajadores, no entienda la importancia que tiene el saber usar algunas cositas de informática básica, para aumentar la productividad de su plantilla. Ya hablé de eso hace unos meses cuando os contaba que Formación nos ofrecía curso de Blockchain, de Inteligencia Artificial… pero aquí nadie sabía cómo crear un fichero zip o como descomprimir uno si nos lo enviaba un cliente.

Estos días estoy viendo más a fondo esto. En la Oficina donde trabajo, comparto tarea con otro compañero. Nos ocupamos de la gestión administrativa de las empresas de toda la comarca. Mi compañero ha tenido un problema de salud y estará de baja varios meses. Así que tengo que formar a otros compañeros para que lo suplan y también para que hagan mi tarea cuando yo me vaya de vacaciones.

Mi compañero comparte conmigo el amor a perder el menor tiempo posible en hacer tareas repetitivas. Así que tenemos una forma de trabaja que se apoya mucho en correo electrónico, sistemas de banca online y gestión digital de todo. Me explico. En nuestras mesas solo hay papeles físicos para aquello que no se puede digitalizar. Todo lo demás está en nuestros PCs y en los servidores. Además, cuando aparece alguna tarea que se va a repetir se creamos una plantilla o modelo en hoja de cálculo, Word, pdf editable o correo electrónico. Así la segunda vez que tenemos que hacerla acabamos antes. En muchos casos proporcionamos esas herramientas a los clientes para que ellos también puedan acabar antes cuando nos hacen una petición. Y por cierto que lo que describo aquí se aplica también a los clientes. Los que tienen en la Oficina empleados puestos al día en el uso de PCs lo aprovechan de maravilla.

Ahora que tengo que explicar esto a otros compañeros, la parte difícil no es el conocimiento de la operatoria del Banco o de los clientes (que por ejemplo en el caso de Comercio Exterior es muy compleja) sino que les cuesta entender el uso de herramientas informáticas como:

• Escaneo previo de toda la documentación física que nos llega a la mesa.
• Usar casi de forma exclusiva el correo electrónico y los aplicativos digitales del banco como forma de comunicación con los clientes.
• Generar pdfs a partir de aplicaciones informáticas.
• Modificar pdfs: partirlos, unirlos, hacerlos editables…
• Tratamiento de ficheros compartidos
• Uso de plantillas ofimáticas.
• Almacenamiento de la información en un árbol de directorios con reglas para nombrar a los archivos que nos permiten localizarlos luego enseguida.

En estas cosas es donde se nos atascan los compañeros. Y no son nuevos en el uso de la informática. Todos tienen grandes smartphones, un portátil del Banco (un día hablaré de él…) en casa tienen PCs, tabletas Smart TV… pero casi ninguno recuerda que es eso de un directorio (por eso no me extrañe de las noticias de hace unas semanas sobre como los jóvenes también los desconocían…). Pero nadie en la empresa se ha preocupado de mantenerlos al día en este tipo de conocimientos.

Aquí también se añade otro problema. Si con tus conocimientos eres capaz de hacer tu trabajo administrativo más deprisa… ya sabes cual es el premio: más trabajo. Así que muchas veces la productividad desaparece porque no tiene ninguna recompensa.

En resumen: si nuestras empresas (aquí meto a las grandes y a las pequeñas) dedicasen un poco de atención a formar a sus empleados en cosas que ya eran básicas hace 30 años verían su productividad aumentar enseguida… pero eso como no da para contratar a consultoras amigas y la formación de esos temas es gratis no interesa.