El Departamento de Informática y sus difíciles relaciones

Hace unas semana (antes de que Musk empezase a innovar) conteste un twit de @Carlos_suitop donde se quejaba de lo que él llamaba el secuestro de la alta Dirección de una empresa por parte de su Departamento de Informática. En mi respuesta yo primero me acordé de que peor es cuando los secuestradores son consultoras externas y en otra parte de la conversación le dije que siempre mejor que haya algún informático hablándole al oído de la gerencia antes que otros. Y dejé el asunto pendiente de una entrada para explicarlo. Y aquí estoy, como siempre con retraso.

Voy a ver si empiezo dividiendo el asunto en trozo. Lo que tratamos es la relación entre un nuevo proveedor, la gerencia y el Departamento de Informática de la empresa. Yo lo voy a extender por arriba a empresas con consultores externos y por abajo a empresas sin informáticos en plantilla. Al final se trata de como decide un gerente o la alta dirección sobre asuntos informáticos con un proyecto nuevo. Vamos a ver por donde empezamos:

1. Es complicado para un gerente decidir sobre temas de Informática: esto es lo primero que tenemos que asumir.
   Tanto si sabe del tema como si no sabe ya que aquí los conocimientos van muy rápido y en demasiadas ocasiones un alto cargo que sabe de informática no puede estar al día de los asuntos. Yo siempre me acordaré de una situación que viví hace tres décadas en mi antigua empresa de por las mañanas. Yo estaba recién aterrizado en el Departamento de Organización (que tiempos…) y discutía sobre unas modificaciones en una aplicación con dos becarios del Departamento de Informática. En eso que se abre la puerta de la sala de reuniones y entran el director y el subdirector de Informática. Yo me levanté y estuve en un tris de hacer el saludo militar. Nos dicen que paremos la reunión, que necesitan hablar con uno de los becarios. Necesitaban información de primera mano sobre el nuevo sistema de ficheros NFTS. Tenían varios proveedores insistiendo en convertir el formato de los discos de los servidores y PCs de la empresa NTFS y querían escuchar la opinión de alguien de la casa. Y como sabían que ese becario había estudiado Sistemas en la Facultad y era reconocido como un gran experto en hardware, querían saber qué opinaba.

   Es decir la alta dirección recibe una petición de un proveedore externo. Y busca entre los de la casa alguien que sepa de ese tema… no importa que solo sea un becario. Como se nota que es una batallita de hace 30 años, ahora llamarían (rectifico: llaman) a una consultora externa para que decidiese.

   Pero se trata de algo normal: siempre conviene escuchar más de una opinión y más si viene de dentro de la casa.

2. ¿Quién manda aquí? El enemigo en casa: en las grandes empresas el Departamento de Informática no es monolítico ya. Hay muchas divisiones que pueden tener opiniones diferentes sobre como resolver los problemas técnicos. Así uno se encuentra con la paradoja de que por ejemplo le compran un proyecto para implantar una mejora en el sistema del almacén que redundará en mejores tiempos de entrega de pedidos en la tienda web. Pero el proyecto lo lidera la parte de sistemas internos. Compran el programa y lo integran en el almacén. Pero resulta que a la parte de desarrollo Web no le gusta esa solución… pues salvo que la alta dirección lo tenga todo claro veremos como el asunto tarda meses en llegar a la tienda web si algún día aparece. Aquí tengo ejemplos para aburrir y no sé cual escoger. Pero es algo que por desgracia he vivido demasiado cerca.
3. ¿Quién manda aquí? El enemigo es de fuera y cobra más que tu: desde hace unas décadas en grandes empresas muchos jefes de informática prefieren que decidan los consultores externos. Así que de nada vale que alguien de dentro de la casa trata de mejorar algún proceso o programa de la empresa. Nada se hará sin el visto bueno de los consultores externos. Y si la consultoría solo la proporciona una empresa todavía vamos bien: solo hay un interlocutor. Pero en grandes empresas eso no es normal. Lo habitual es que haya varias consultoras que se lancen como buitres sobre cualquier idea interna para extirparla antes de que llegue a algún sitio sin que se les haya ocurrido a ellos antes.

   Ahora voy a contar una batalla muy antigua. Primeros años de este siglo. Me meten en un proyecto para trata de mejorar el control de riesgos en mi antigua empresa de por las mañanas (una caja de ahorras que justamente acabo sus días por no gestionar bien los riesgos…). Como para el proyecto de la conversión al euro y para el proyecto del año 2.000 pasé por todos los departamentos que intervenían en los procesos de riesgos de la caja, fui tomando nota de mejoras (siguiendo indicaciones de un jefe visionario que nos dijo: ya que tenemos que revisar todos los procesos de la caja, ir apuntando posibles mejoras para que este esfuerzo sirva para más cosas en el futuro) tanto las que se nos ocurrían a nosotros como las que aportaban los usuarios. Tras casi un año de trabajo, presentamos un tocho de muchos cientos de páginas con un plan de mejora completo para riesgos. Nos dan el visto bueno los usuarios. Y llega el día de la presentación. Recuerdo que tuve que ir a comprarme un traje para no desentonar.

   Allí en la reunidos en la plana noble hicimos una presentación un proyector (solo teníamos ése en todo el edificio) ante todos los directores generales. Y parece que gustó el tema. Pero a los cinco minutos los jefes empezaron a discutir a ver a qué consultora le daban la dirección del proyecto. Mis compañeros y yo nos mirábamos con cara de perplejidad. Teníamos un montón de respuesta preparadas para las dudas que nos planteasen… pero allí nadie preguntaba. Solo discutían sobre si la consultora X o la consultora Y o la Z tenían que liderar el proyecto. En ese momento se levanta el director general de Control del Riesgo y le pregunta a nuestros jefes: ¿Vuestros Departamentos pueden dirigir el proyecto sin ayuda externa? Dijeron que sí. Entonces trató de convencer al resto de la Alta Dirección de que no se necesitaba a nadie de fuera. Lástima que ese jefe nos abandonase a los pocos meses. El proyecto se troceó entre varias consultoras y nunca se implantó correctamente ni de forma completa. Y unos años después el riesgo se comió los cimientos de la caja.

   Así que muchas veces el enemigo es de fuera y tiene una quinta columna dentro de la empresa muy cerca de la alta dirección.

4. La gerencia se pone a inventar sin consultar a los informáticos de la casa: este suele ser un problema en muchos proyectos externos. Alguien de la gerencia decide innovar y contrata algún proyecto de fuera sin preguntar a los de dentro. Luego resulta que la solución adquirida no es compatible con los sistemas internos o es muy caro hacer la interconexión o … podemos poner aquí lo que queráis. Aquí lo malo es que si el proveedor externo trata de averiguar algo antes de vender suele perder la venta. Esto es algo que nos ha pasado mucho en la tienda. Nos llega un gerente y nos pide algo para la empresa (da lo mismo que sea hardware que software) y si preguntamos por lo que ya tienen… para asegurarnos compatibilidad y colaboración interna… parece que no quieres vender.
5. El jefe cree que sabe mucho: si has llegado hasta aquí, te mereces un premio y un descanso. Así que voy a dejar que Scott Adams los explica con una tira de Dilbert:

   

   Así que con su gran sabiduría decide comprar cosas fuera de la empresa sin consultar a los informáticos que luego deben pelear con su adquisición.

6. Si no hay informáticos ¿quién decide sobre tecnología?: ahora vamos al escalón bajo: pequeñas (o no tan pequeñas) Pymes que no tienen ningún informático en plantilla. Para mí son los peores casos. Nunca sabes quién decide. Yo he visto decidir a:
   1. El contable (un clásico en el blog) con eso de que siempre está con el PC pues muchas veces es el que corta el bacalao en cuestión de tecnología en la Pyme.
   2. Los hijos del jefe: como son modernos y tienen todos los iCosas que desde Cupertino han presentado son unos genios informáticos sin ninguna duda.
   3. Los amigos de los hijos del jefe: cuando los hijos del jefe no quieren pasar como ignorantes ante sus progenitores… pues buscan ayuda en su círculo de asesodres más próximos: los colegas. Aquí hay veces que tienen suerte y el colega es legal y controla del tema, pero suelen ser los menos.
   4. La pareja de la secretaria

      En estos casos el conflicto está casi asegurado. Nosotros en la tienda cuando vemos una situación de éstas procuramos salir pronto. Presentar presupuestos, hacer simulaciones… suelen ser una pérdida de tiempo si no tenemos acceso al que susurra en la oreja del jefe.

7. Cuando el jefe no se aclara: aquí tenemos un gran peligro. Los jefes que cada día se levantan con una idea nueva. No importa si tienen o no informáticos en la empresa. Marean lo indecible y son impredecibles. Una historia de hace unos meses que nos pasó en la tienda.

   Empresa mediana con informáticos en plantilla. El jefe se queja de que hay un Departamento que atrasa varios procesos de producción. Por una serie de cambios legales ese Departamento debe hacer unos cálculos muy complejos una vez por semana. Como tienen un PC que va a pedales, pues es normal. Uno de los informáticos nos consulta. Vemos qué programas usan para hacer esos cálculos y le planteamos la compra de un PC de sobremesa de gama alta: micro tope de gama, mucha RAM y un SSD muy rápido. El software no usa la gráfica para nada, así que no le ponemos.

   Tras casi un mes, en los que el jefe iba añadiendo o quitando componentes en el presupuesto, al final nos lo cierran. El jefe decide bajar un escalón el micro y se convence de que a pesar de que su hijo tiene un PC con una nVidia 4080, en la empresa no la necesitan. Nos pasan el pedido, montamos el PC y lo instalamos en la empresa. A las tres semanas nos llama el jefe. Nos pide que le cambiemos el PC por un portátil. Resulta que el administrativo que tiene que hacer la tarea dice que le gusta más un buen portátil (imagino que para llevárselo a su casa) y que un sobremesa está pasado de moda, que son ya igual de potentes….

Así que se trata de un tema complicado. Recuerdo que cuando estaba en mi antigua empresa de por las mañanas muchas veces terminábamos montando equipo interdisciplinares e interempresas. Es decir, veías a personas sensatas y tratabas de consensuar los proyectos con ellos. Aunque en ocasiones hasta eso fracasaba. Recuerdo un proyecto donde me piden un informe sobre como enfocar una tarea futura. Doy mi opinión, pero a mi jefe no le gusta. Me llama a su despacho y le explico porque he hecho así el informa. Así que le pide el informe a otros dos compañeros. Estos opinan como yo (era solo aplicar sentido común). Así que llama a una de las consultoras. La consultora envía a dos Seniors expertos en ese tipo de cuestiones. Hacen un informe como el nuestro. Y la historia termina con otros dos consultores juniors de una segunda consultara que escribieron el informe que quería mi jefe.

En las relaciones con otros informáticos en la tienda no tenemos casi ningún problema. Sobre todo si son de la comarca, ya que nos conocemos todos. Nuestros tres mejores clientes Pymes son compartidos con otras empresas del pueblo y con informáticos en plantilla. Cada uno sabe lo qué hace. En una de estas empresas nosotros llevamos todo el tema del hardware y la otra empresa se encarga del software. Y en otro cliente la situación es al revés… todos sabemos cual es nuestro ámbito y si hace falta nos ponemos de acuerdo para que todo funcione lo mejor para el cliente.

Resumiendo, los jefes decidiendo de informática lo tienen muy complicado y hay que ser conscientes de ello.