La pereza mueve el mundo digital

A la hora de marcar las cosas positivas de un trabajador en una empresa española, muchas veces se olvida que algunas virtudes surgen de lo que se puede considerar un vicio. Uno de estos vicios que bien entendido es una gran virtud es la pereza.

La pereza es la madre de las buenas organizaciones. La pereza está detrás de las mejores prácticas. Los empleados más eficientes, realmente son los más perezosos. Vamos a ver, ¿quién sino un perezoso, se pone a pensar, como hacer más con menos tiempo, o como conseguir más resultados con menos trabajo? El recurso humano (empleado) que tanto le gusta a muchos jefes españoles, que agacha la cabeza y está horas y horas calentando la silla con su culo, no se pone a pensar si puede automatizar algo de lo que él hace. Bastante tiene con estar horas y horas disimulando. Comprando por la red, leyendo las noticias del fútbol, tratando de leer un libro, imprimiendo los deberes de sus hijos con la impresora y al tinta de la compañía… y a la vez haciendo ver que trabaja y trabaja. Y esto es aplicable a la empresa privada y es casi norma en la pública. Estos empleados ejemplares, saben que deben estar sus horas en la empresa y hacer lo que se les dice. Pero hacerlo como se ha hecho toda la vida. Mira que, si cambiamos algo y se rompe ese status quo de cobro poco, pero también hago poco.

Frente a ellos, tenemos a los empleados perezosos. Trabajadores que no les gusta el trabajo repetitivo y que piensan que el tiempo se puede aprovechar mejor. Estos trabajadores son los que piensan que, si este proceso lo optimizamos, si aquí usamos esa herramienta que los de Sistemas nos instalaron para otra cosa… podrían terminar antes su tarea.

Sin embargo, esas actitudes de los perezosos no están primadas en las empresas ni en la Administración Pública española. No es que no se fomenten, sino que se persiguen y se reprimen; tanto por los jefes, la propia organización y los otros empleados menos perezosos manuales. Esta es una de las causas de la baja eficiencia y de la baja innovación interna en las empresa y administraciones patrias. Si alguien empieza a plantear mejoras de procesos, pues se irá cargando cada vez más de trabajo, con nuevas tareas cada vez más complicadas. Pero no verá mejorado su sueldo. Pero el empleado ejemplar que hace solo lo que le dicen, seguirá siempre con la misma carga de trabajo. E incluso al final, el perezoso estará mal visto, porque puede ser visto por los cargos intermedios, como un competidor, y para sus compañeros es alguien que atrae más trabajo y les obliga a cambiar hábitos de trabajo establecidos por lustros.

Como siempre, puedo poner algunos ejemplos. Es lo que tiene llevar ya más de 25 años viendo varias empresas, grandes y pequeñas por dentro.

Hace muchos años (en el siglo pasado), en mi empresa, iniciamos dos procesos de cambio y modernización radicales. Uno fue el cambio de la plataforma informática en un parque de más de 5.000 PCs y el otro la introducción del Euro. Fueron dos proyectos enormes a los que se dedicaron muchos recursos y que además terminaron con éxito. Hubo un apartado de ambos proyectos que era parecido: la formación a la plantilla. En un caso era enseñarles a manejar una nueva plataforma informática. En el otro había que enseñar a toda la plantilla el cambio de la peseta al Euro y como ello iba a impactar en la forma de trabajar, períodos de convivencia… Además, eran una tiempos pretéritos en los que aún se invertía en formación presencial y de calidad, no como ahora (otro día hablaré de la costumbre de la formación por Internet y lo mal que se entiende todavía)

El reto era importante. En un plazo de tiempo muy corto, debíamos impartir formación presencial para 5.000 empleados. Pero los recursos: aulas, ordenadores, tiempo, profesores… eran limitados, así que se requería una coordinación exquisita para poder cumplir plazos y objetivos.

El equipo que coordinó la formación del cambio de plataforma informática era un grupo de empleados ejemplares. Así que lo hicieron como se hacía toda la vida. Sacaron los A3, la escuadra y el cartabón y empezaron a pintar cuadrantes. Y comenzaron a asignar profesores, aulas y alumnos a mano. Tres personas, estuvieron más de dos meses, solo para conseguir la primera planificación. Luego se revisó con los compañeros de Recursos Humanos y Formación y se invirtió otro mes para reajustar. Además, fue un trabajo que implicó hacer muchas horas extras. Y cuando desde la parte técnica, estaba todo acabado, desde Formación, se emprendió la labor de generar las cartas (si físicas, recordar que estoy hablando del siglo pasado) a todos los implicados: profesores, alumnos, empresas de mantenimiento… y eso, pues fue trabajo para varios compañeros de formación. Y luego se creó un gabinete de seguimiento, donde teníamos a tres personas dedicadas solo a esa tarea, mientras duró la formación (casi un año de comité de seguimiento)

Pero el equipo que coordinó la formación del cambio de la peseta al Euro era un equipo formado por perezosos. Y reconozco que yo soy un perezoso y estuve en ese equipo. Nos reunimos y pintamos en un folio un cuadrito con los procesos. Escribimos un pequeño análisis con lo que se debía hacer y como lo queríamos hacer. Con eso, pedimos a Recursos Humanos, un fichero con los datos de todos los empleados que debían recibir la formación. Casi lo conseguimos, porque no entendían para que lo pedíamos. Como siempre pidiendo favores aquí y allí apareció el fichero. Cuando tuvimos el fichero, en un fin de semana, desde casa, hicimos una aplicación para repartir recursos y asignarlos. La aplicación, además de optimizar totalmente las aulas (no quedaba ni una plaza vacía), tenía en cuenta las manías de los profesores (éste no quiere viajar en avión, solo puede ir a sitios cercanos, este otro, no quiere ir en parejas mixtas, debe ir siempre con otros chicos…). Una vez alimentado el programa, generamos todas las cartas que se enviaban tanto a los empleados que debían recibir la formación, como a los profesores y las reservas de las aulas de formación. Además, se optimizaron todos los grupos para no dejar ni una mesa vacía en ninguna clase. Y el mantenimiento y resolución de incidencias, lo hacía una sola persona dedicándole un par de horas al día. Por supuesto desde Personal no tuvieron que hacer nada.

Al cabo de unos meses el grupo que lo hizo todo a mano, recibió una generosa gratificación por todo el trabajo realizado. El grupo que automatizó el proceso no recibió nada. Peor aún, cuando tratamos de adaptar el sistema para futuros cursos, recibimos un sonoro portazo por parte de Personal en las narices. Como decía mi jefe: Si les automatizamos su trabajo deben buscarse otras cosas para hacer.

Así que la moraleja está clara: si te ven con el culo pegado en la silla durante muchas horas te premiarán. Si tratar de mejorar y de ganar tiempo, se olvidarán de ti.

Y la otra consideración es que los avances digitales casi siempre vienen de la mano de perezosos. Gente que le gusta pensar cómo hacer menos con más. O como lograr que sus clientes se dediquen a hacer otras cosas y ellos les den hechas las tareas por un módico precio.