Uno de los periféricos que más usamos en la tienda es un escaner de documentos de Fujitsu, concretamente un ScanSnap S510. Es un aparato compacto como se puede ver en la foto inferior:
Lo tenemos desde hace unos cuatro años y ningún problema con él. Todo papel que entra a la tienda y que hay que conservar, pasa por él. Escanea a doble cara con una velocidad de hasta 30 ppm y con muy buena calidad.
Pero hace unos días, me pongo a escanear un par de documentos que quería guardar en el archivo documental de la tienda. El escáner aunque trabaja a doble capa, tiene una cara del papel que es la primera. Está configurado, para que cuando se encuentre una hoja en blanco se pare. El documento que yo quería escanear, solo tenía texto por un lado. Coloco el lado con texto donde indica la pegatina del escáner. Pulso el botón de escanear y la hoja pasa, pero no graba nada el software. Así tres o cuatro veces. Y yo mirando la pegatina y comprobando que lo estaba haciendo bien… y el aparato que no guardaba ninguna imagen. Al final le pregunto a mi socio. Y éste empieza a reírse: “Ya eres el tercero que le pasa lo mismo.”
Resulta que hace unos días, modernizamos las tripas del PC de gestión de la tienda, donde está conectado el escáner. Reinstalamos el sistema operativo, y le pusimos estos drivers para Windows 7. Y hay un error en los drivers y considera como primera página la contraria que la pegatina que viene físicamente puesta en el escáner. Claro, ve una página en blanco, piensa que ha llegado al final del trabajo… y se para.
Y además de a mi, a dos clientes que tenían el mismo escáner ya les había pasado.
La típica prueba que al testeador de los nuevos drives no se le ocurre; o bien resulta que hay dos versiones del escáner y cada una tiene la pegatina puesta por un lado.
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Cuanto vale un aparato así? Porque si tuviese un precio razonable iba a tirar kilos de papel…
El modelo FI6120 creo que son 800€ y son 60 páginas por minuto, así que supongo que este bastante menos, pero más de 200 fijo. El Software será el ScandAll Pro 1.6, supongo. Es el propio software el que diferencia las páginas en blanco de las que no.
En mi empresa tienen 10 de esta marca y de diversos modelos y van de muerte. Digitalizan cada mes unos 25.000 documentos.
Y con que programa se organizan todo eso? Una entrada explicando un poco más este tema no estaría nada mal.
La verdad es que la situación es fácil de explicar. Probamos un montón de sistemas de gestión documental. Y o bien eran muy caros o bien eran muy complejos de usar. Al final, empleamos el software del escaner con un par de macros y una buena estructura de directorios. En el NAS hay una carpeta que se llama documentos y desde ahí van colgando en una estructura lógica, según tipo de documento y fecha. Además empleamos un sistema único para dar nombre a los documentos. De manera que si buscamos la factura del proveedor “Mayorista informática barato” de marzo del 2008, es fácil de localizar, bien por carpetas, bien por nombre.
Si, a mi también me gustaría saber que software se usa para eso.
Nosotros le adquirimos el mismo escáner al tendero recomendado por el mismo. El escáner tiene ya como unos 5 años y cero problemas. Una autentica maravilla. Recuerdo que ya pagamos sobre los 500€ por él pero bien invertidos. Muy satisfechos.
Ya no existen personas como el tendero que le explicas una situación empresarial y te busca un solución adecuada. Eso se llama profesionalidad y seriedad.
Muy interesante lo del scaner.Como ya han dicho antes, no estaría de mas una entrada dedica especialmente al tema de la digitalizacion de documentos. Yo de momento me voy a encargar de ir poniendo los dientes largo en la empresa con el escaner que nos has detallado.
Cansado me hayo de tener que digitalizar con una multifuncion, resultado, solo se digitaliza el 50% de lo que vendría bien.
Por cierto, nosotros utilizamos el software Papeport, intuitivo y fácil de manejar.
Así que con un poco de suerte, dentro de un tiempo te estoy pidiendo consejo para una maquina de estas caracteristicas.
En mi caso, me las arreglo con impresoras multifunción, pero con alimentador automático de documentos.
No tiene nada que ver con un escane como el del post, pero es una gozada, dejar 20 folios para escanear, y que te lo haga solito. Pero desde luego que, si se va a escanear “de verdad”, vale la pena invertir en algo serio.
Nosotros también estamos con una multifuncion con alimentador, de echo es la tercera que gastamos para este tipo de menesteres principalmente. Tampoco es que se le de mucha caña (según el contador 3000 paginas en un año)pero como te digo, entre los atascos, las veces que te cruza el papel,etc…. al final mas de la mitad de las cosas quedan por digitalizar, de echo, tengo a mi vista mas 5 cajas de papel pendientes de ello.