Vendiendo a las Administraciones Públicas

Este año hemos vendido más que otros años a Administraciones Públicas. Son operaciones que resultan un poco complejas sobre todo para nosotros que no estamos acostumbrados a sus procedimientos.

Desde nuestro punto de vista estas ventas con difíciles por:

• Plazo muy largo desde que se presupuesta hasta que se perfecciona el contrato (perdón, hasta que se entrega la mercancía). Esto en un negocio como el nuestro es una locura. Haces un presupuesto y en el caso de hardware vas buscando:

  • Componentes que estén casi siempre en stock.
  • Piezas que el precio no varíe mucho
  • Tratar de presupuestar componentes modernos para que no desaparezcan

    Pero a pesar de todas las precauciones al final siempre tenemos algún problema. Ahora mismo tengo un concurso para una Administración Pública que hemos ganado. Los equipos que presupuestamos hace casi tres meses… ya ni existen.

• Carga burocrática muy elevada: preparar los presupuestos de acuerdo a las normas de cada Administración (que no son siempre iguales), aportar toda la documentación que nos solicitan como que estamos al día en todas las obligaciones tributarias y de Seguridad Social (y que hay que repetir para cada Administración y por cierto no siempre piden lo mismo aquí…)
• Lentitud para cobrar: una vez envías el material hay que procesar la factura. Y menos mal que ahora está centralizado. Aunque como en el punto anterior cada Administración posee sus pequeñas diferencias que hace que la primera vez que vendemos a una nueva Administración tengamos que dedicar mucho tiempo a ver como se envía la documentación.

Pero los problemas no solo están en este lado del mostrador. Los empleados públicos que tienen que tratar de modernizar sus administraciones también tiene dificultades para poder cumplir con su tarea. Yo entiendo y comprendo que la contratación con la Administración Pública debe estar regulada y reglada de forma exquisita. Pero en mercado como el de los componentes informáticos estos sistemas tan pesados y poco ágiles complican la modernización. Y esto además no es un mal solo de las Administraciones Públicas, sino que se puede extender a toda gran organización aunque sea privada. Las empresas grandes a la hora de moverse son igual de lentas.

Algunos ejemplos que nos han sucedido estos meses:

• ¿A ver cómo me aprueban este presupuesto?: tenemos un par de clientes que nos han comprado equipos para su uso particular. Ahora están en un proyecto en una Administración Pública. Les han proporcionado una beca europea muy bien dotada. Pero cuando llega la hora de escoger el hardware hay componentes que tienen un uso primario para jugar. Hay versiones profesionales de ese hardware, pero para este caso particular las prestaciones son inferiores, hay menos librerías libres para poder programarlos y el precio es el triple. Así que allí tengo a mis dos clientes explicando a sus interventores que esos componentes no se iban a usar para jugar… sino para llevar a cabo una investigación. Explicándoles que si optaban por la versión profesional el presupuesto no les llegaba, pero no tanto por la diferencia de precio del hardware… sino porque con el hardware doméstico tenían librería para programar sus trabajos libres y con las profesionales tenían que ir a morir a soluciones de software cerradas y de pago (que además para lo que querían hacer era más complejo)
• Ahora a volver a empezar porque al jefe se la ha olvidado procesar el segundo presupuesto: vendimos unos PCs para otra Administración Pública. Nos pidieron presupuestos con varios sistemas operativos y también con software de gestión y de ofimática diferente. Les pasamos los presupuestos separados porque no sabían que solución de software iban a escoger. Al final nos indican que les gustaba un hardware y una combinación de software concreta. Nos piden presupuesto de lo que costaría dejarlo todo instalado, configurado y funcionando, pero nos lo piden separado. Lo hacemos así. Al cabo de mes y medio nos avisan que nos han aprobado el presupuesto. Llega la documentación y solo aparece consignado el gasto del hardware. Comenzamos con la preparación del pedido y lo enviamos al cabo de unos días. Pasadas dos semanas el técnico de esta Administración que nos había solicitado el presupuesto nos pregunta por el software que no lo ve instalado en los PCs. Le indicamos que no tenemos ese gasto aprobado… se queda en silencio… y maldice en voz baja. Al final el jefe pensaba que con el PC y el sistema operativo de Windows ya venían incluidos los demás programas… así que no procesó el segundo presupuesto. Y estamos esperando a que el técnico convenza al jefe de que sin programas los PCs son un poco inútiles.
• ¿Licencias perpetuas o licencias por uso renovables?: ahora mismo cuando vendemos a empresas privadas la gran mayoría opta por licencias de software que se pagan por uso. Normalmente se renueven de forma anual. Así si el próximo año baja la facturación y amortizan algún puesto no pagan esa licencia. También tenemos otras empresas que prefieren pagar una licencia perpetua de las de toda la vida, ya que tienen claro que ese equipo estará trabajando varios años y para un plazo medio es más económica esa solución. Pero cuando llegas a vender a la Administración Pública la cosa no es tan sencilla. Proporcionamos unos equipos para un proyecto con tiempo tasado. El técnico tenía claro que era mejor optar por adquirir licencias renovables. Pero no quería tener que empezar a solicitar la renovación dentro de 9 o 10 meses de las licencias… así que al final optó por licencias perpetúas para quitarse de encima ese trámite.

Así que si en cosas pequeñas como las que hacemos nosotros vemos estos problemas… no quiero ni pensar en las dificultades a las que se tienen que enfrentar proveedores y funcionarios en proyectos mucho más grandes y complejos.