¿La oficina sin papales?

Pues va a ser que no.

Desde el principio de los tiempos de esto de la automatización de la información (vamos de la informática) siempre se nos ha dicho que la oficina sin papeles está cada vez más cerca, pero no. Yo diría que es a la inversa, cada vez hay más papeles.

Y no es porque la tecnología no sea hoy en día capaz de afrontar el reto, son las personas las que no se acaban de acostumbrar a trabajar en un entorno solo digital. Hay ejemplos muy risibles, así:

• Ayer me llaman de dos empresas que no les funcionaba bien la impresora láser y al sacar los listados para puntear las facturas se comía algunas líneas. A ninguno de los dos contables se les ocurrió que el software de gestión que emplean tiene un módulo de punteo, que muestra los apuntes en pantalla y permite hacer una marca con el teclado o el ratón para cada asiento comprobado, pudiendo filtrar luego por los que no estén marcado. O bien pueden exportar a una hoja de cálculo y puntear allí. No; imprimen un montón de papeles, cogen otro montón de papeles en otro montón y comienzan a cotejar un montón de papeles con el otro. Digo yo que para eso no hace falta un PC, ni un escaner como tienen, ni un software de gestión documental…
• La semana pasada comenzamos a trabajar con un nuevo proveedor, nos envía los precios en fax, y para pasarle un pedido… lo mismo. Le solicitamos que nos envíe los precios aunque sea un en PDF, no, solo puede imprimir o mandar faxes.
• En mi trabajo de por las mañanas es muy curioso ver a los mandos intermedios acarreando una gran maleta como verdaderos… Llevan el portátil, que pesará unos 3kg, el cargador, otro kilo y 5 o 6 kilos de documentación en papel que llevan a cada reunión.
• Y para terminar, las reuniones. Sería mucho más económico montar en cada sala un proyector y un PC en cada silla, para que los asistentes sigan la reunión y con el PC tomen notas que se podrían almacenar en su directorio del servidor. Pues no, se reparten un montón de copias de las presentaciones en Powerpoint, para que la gente haga allí anotaciones que unas horas después no van a ser capaces de recordar para qué las hicieron.
• Ahora mismo estoy trabajando en un proyecto de renovación tecnológica en mi empresa de por las mañanas. Estamos usando paletadas de documentación. A los genios de nuestros consultores (porque claro los informáticos de provincias de esto no saben) solo se les ocurre instalar un servidor de Sharepoint de Microsoft, pero casi tal y como viene de fábrica. Así que nadie lo usa. Al final encima de cada mesa hay verdaderas montañas de papeles con la información que cada uno está manejando en ese momento.
• Los jefes que por las mañanas le piden a sus secretarias que les impriman los correos electrónicos, para leerlos con traquilidad, contestar a boli sobre el correo y que luego la secretaria vuelva a enviar la respuesta

Y podría seguir con muchos ejemplos. Lo que yo veo es que hemos estado muchos años manejando el papel con nuestras manos y nos cuesta acostumbrarnos a no tocar la celulosa. Además desde la dirección no se colabora para nada.

Y por otra parte, como ahora es más fácil que nunca hacer copias en papel de cualquier cosa, pues los documentos se imprimen venga o no venga a cuento.

Necesitaríamos un cambio de mentalidad que nos llevase a pensar antes de imprimir y algunas herramientas y/o ayudas técnicas, pero más centradas en la usabilidad que en la técnica propiamente dicha. Si dispones de un buen monitor y de un buen software de gestión documental,  vas a imprimir menos documentos que si es al contrario.

Y al final alguna solución drástica, como controlar el número de páginas que se imprimen o incluso en ciertos sitios reducir el número de impresoras.

Esto me recuerda a una batallita de hace casi 15 años. Acababa de entrar a trabajar en mi empresa y estaban comenzando la informatización en mi departamento. Con gran visión de futuro el departamento de informática decidió adquirir FoxPro, Wordperfect y Lotus y dijo que el Windows ese (versión 3.0) era una moda que no iba a durar mucho. Nuestro jefe era un entusiasta de las nuevas tecnologías y consiguió que todos los procesos del departamente estuviesen informatizados. Pero la gente seguía usando las máquinas de escribir y los formularios preimpresos de toda la vida. Así que en cada mesa había un PC, una máquina de escribir y una calculadora de las de tira sumadora, no quedaba sitio para sentarse. Pues un día nos avisó el jefe a tres o cuatro compañeros para que el lunes siguiente llegásemos al trabajo una hora antes. Así lo hicimos y escondimos todas las máquinas de escribir y las sumadoras, excepto una de cada para emergencias;  una semana después nadie echaba de menos las máquinas de escribir.