Llevamos unas semanas con pocas publicaciones en el blog. Vamos a ver si sacamos algo de tiempo y lo vamos remediando. Como ya he comentado recientemente cada vez estamos trabajando más para empresas (ahora mismo en el taller hay siete PCs montándose y todos van a empresas). Así que además de instalar hardware, software, atender incidencias, de vez en cuando nos hacen preguntas sobre mejoras de procesos.
La optimización de procesos es de las tareas que hacía en mi empresa de por las mañanas la que más me gustaba; e imagino que como colofón era en la que me consideraba más eficaz. Como he dicho otras veces el ser vago (o perezoso) hace que busques la optimización (y veo que no soy el único que lo piensa… menos mal) así que es un tema que me gusta y del que creo que puedo opinar por experiencia.
Pero noto que las empresas no hacen las preguntas correctas… y por supuesto no quieren escuchar mis respuestas. Lo que suelen preguntarnos es:
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Queremos controlar los procesos en la oficina y hemos visto la herramienta (nombre gesto proyectos de moda) que usan unos amigos y también la herramienta (otro gestor de proyectos de moda, pero diferente) que nos aconseja el primo del gerente: ¿Cuál será la mejor?
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El otro día en un curso (gratuito) de la asociaciones de (comerciantes, empresarios, amigos del oso pardo… la que más os guste) nos dijeron que con el gestor de tareas (mira que no hay ejemplos para poner) es lo mejo, ¿crees que nos funcionará bien?
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Estamos pensando en cambiar la forma de hacer la gestión interna en la empresa, el asesor (vamos el contable externo) nos ha dicho que él usa el paradigma (venga, nombrar alguno) empleando el programa (otro más de moda) y que le va bien ¿piensas que nos servirá a nosotros?
Y así podría seguir. Todo son cuestiones sobre si una programa u otro. Claro cuando un repregunta y trata de averiguar para qué quieren usar la herramienta realmente, si tienen catalogadas las tareas, funciones, empleados, departamentos, flujos de tareas… en la empresa. No contestan, todos creen que si usan una aplicación (a se posible cloud) todo se resolverá sin pensar nada.
Parte del problema nace por la falta de personas que tenga una mínima idea de lo que es organizar internamente una empresa. Nuestros clientes son excelentes empresarios, pero en la parte de gestión pura y dura de su negocio, no de la gestión interna de los mismos. Y no suelen ver la importancia ni entienden lo que podrían ahorrar o ganar de más con una buena gestión de sus equipos de trabajo. Así que no hay nadie con conocimientos para cuestionarse si eso que hacen así porque es como se ha hecho siempre es eficiente ni para tratar de imaginar o pensar en otra manera de hacerlo. Cuando ven que hay modas, creen que solo poniendo alguna aplicación cloud de esas que les comentan los amigos… todo se soluciona. Nadie entiende que sin organizar un poco es complicado mejorar.
Y me olvido de una categoría aparte: los clientes que te muestran la cojo aplicación que les han instalado para aprovechar los fondos NextGeneration… aquí hay de todo. Pero el 90% de las que hemos visto no se usan. Principalmente porque no aportan nada interesante al cliente: he visto gestores documentales enormes para solo dos administrativos que mueven 20 folios al mes, gestores de proyectos para empresas que tiene a lo sumo un par de flujos de trabajo diferentes. Solo he visto algún proyedto bien encaminado en soluciones hechas “a medida” del cliente y donde éste evidentemente se ha molestado en seguir la evolución del programa.
Por supuesto, por si alguien se lo pregunta nadie se plantea ir a una solución de pago. Se trata de funcionar solo con las versiones gratuitas y evidentemente muy capadas de todas estas aplicaciones. En la mayoría de los casos dedican unos días al asunto… y luego se olvidan del tema
Es una lástima porque si hubiese una mínima planificación previa muchas de estas empresas notarían una gran mejora en la gestión interna… pero eso de pensar es algo que a veces está de más.
