Qué bonitas que es la vida en las empresas automovilísticas

Hace dos semanas contestaba un tweet de Miguel Angel Martin (@ma_martin) donde comentaba una noticia sobre el dinero que se ahorraban o ganaban las empresas que tenían sistemas para recoger ideas o sugerencias de mejora de su plantilla.

Por una vez decidí contestar. La cuestión me gustaba. En mi empresa de por las mañanas llevo enviadas más de 1.000 ideas al sistema de mejoras de procesos. Así que ya casi me considero un experto a la hora de idear mejoras. Las 1.000 ideas se enviaron en un plazo de 8 años. Y no he enviado más porque al final se te van las ganas viendo el caso que te hacen.

Así que si estás en una empresa grande o mediana y deseas aprovechar lo que saben e idean tus empleado para ganar más dinero, aquí algunos consejos:

1. Implantar un sistema fácil de usar para poder enviar ideas y mejoras de procesos.
2. El sistema informático de soporte ha de ser simple y con herramientas modernas que permitan:
   1. Editar las ideas y poder formatearlas: tipos de letra, colores, estilos de párrafo
   2. Permitir capturar borradores de forma simple para luego desarrollar las ideas
   3. Disponer de módulos que permitan usar en el sistema mapas mentales, diagramas de flujo, planos.
   4. Poder pegar imágenes, vídeos y ficheros auxiliares.
   5. Poder usar el sistema desde fuera de los sistemas informáticos de la empresa.
3. Hacer interactivo el sistema: poder comentar, añadir, votar a los visitantes.
4. Explicar las decisiones sobre las ideas: porque no se escogen, porque se escogen, porque no se implantan si se han seleccionado
5. Permitir razonar con los decisores para trata de convencerlos.
6. Proporcionar tiempo para esta tarea a los usuarios que destaquen enviando ideas
7. En el caso de que se pida desarrollar una idea a un usuario, proporcionarle horas de trabajo para hacerlo en horario laboral.
8. Dar premios proporcionales al ahorro de costes que conlleve la idea
9. Premiar bien las buenas ideas.
10. No implantar las ideas sin dar reconocimiento a los autores.
11. Implantar si o si, las tres ideas con mejora valoración del resto de empleados.

No parece difícil… pues lo es. En mi experiencia muchas ideas se seleccionan porque no molestan. Aquellas que conllevan algún pequeño cambio… se rechazan de plano. Ni se te ocurra avisar de algún error o bug en un proceso o programa informático. Se cierra la idea y misteriosamente al cabo de unos meses aparece resuelto el error. Y si planteas algo gordo no vale la pena. Como no viene de fuera no le hacen ni caso.

Como siempre un ejemplo práctico simple que me paso hace unas semanas. Mi Oficina fue escogida (me enteré después) para externalizar un proceso que hasta ahora era interno. Se trata de un proceso que se aplica como mínimo una vez al año a todas las oficinas de la empresa. Para hacer el proceso cada oficina dedica el trabajo de 4 a 6 personas durante unas cuantas horas. Con el nuevo proceso tardamos tres horas en hacerlo. Envíe media docena de sugerencias de calidad para mejorar el proceso al día siguiente. Todas enfocadas a rebajar el tiempo empleado en el proceso. Aplicando cada una de las sugerencias el tiempo bajaba a la tercera parte. Y aplicando dos o tres de ellas podríamos llegar a la media hora.

Ahora vamos a hacer números, una pequeña hoja de cálculo:

Es decir que nos ahorramos 6 personas en un año. Eso es mucho dinero.

¿¿¿Así que ahora que alguien me diga donde están mis seis ideas??? Daría un premio al que lo acierte, pero si tienes experiencias en grandes empresas es fácil de adivinar.

Por eso vuelvo a leer las experiencias de las empresas automovilísticas y sigo sin creérmelo.