Copias de seguridad imprescindibles, algunos consejos

Nunca me canso de decirlo, así que una vez más lo voy a hacer una vez más: hay que hacer copias de seguridad de nuestros datos digitales. Y no solo hay que hacerlas, sino que deben estar bien hechas.

Este mes ya he tenido que recurrir tres veces a las copias de seguridad para poder recuperar información y no perder tiempo. En los tres casos situaciones diferentes:

• ¿Recuerdas el viaje a Teruel, el primero que hicimos?: Si, le digo a mi mujer. Pues no encuentro ni las fotos ni los vídeos me dice ella que está aprovechando para actualizar la información sobre viajes. Así que me voy a mi PC y busco los catálogos de fotos y de vídeos. Y no encuentro nada. Tengo copia en el HTPC que está en la TV… pero allí tampoco aparecen las imágenes de ese viaje. Así que busco el dispositivo de copia de seguridad que tengo más cerca (un disco duro externo). Lo conectó… y allí estaban las fotos y los vídeos. Estuvimos en Teruel la primera vez hace más de 10 años. ¿Por qué no estaban donde tenían que estar? Pues no lo sé. Pero a veces uno copia y pega y se confunde y corta y pega… o cree que tiene algo duplicado y lo borra. De todas las imágenes domésticas guardo copia en 3 sitios diferentes, así que todavía tenía otros dos lugares donde seguir buscando.
  
  
• Papá no me arranca el PC: ahora es mi hijo el que me llama. Tuvimos unos microcortes de electricidad en casa y en uno de ellos su PC no arrancaba. Me acerco y veo que Windows tiene problemas con los ficheros de arranque y no es capaz de iniciarse. Así que le preguntó cual es la última vez que hizo una copia del disco de arranque. No se acuerda. De todas formas vamos a recuperación e introducimos el pen con los datos de la última copia del arranque. Al recuperar desde Windows, no nos borra los datos. Pero si no tenemos un punto de restauración o una copia del arranque, perderemos los programas instalados. La copia de mi hijo tenía ya varios meses, pero la mayor parte del software que usa estaba allí. Así que tras restaurar Windows tardamos muy poco tiempo en dejar el equipo operativo.
  
  
• ¿Quién me ha tocado mi móvil?: en esta ocasión soy yo el que tiene problemas. Aprovechando el buen tiempo nos fuimos a hacer una ruta senderista. Como íbamos a un sitio donde no habíamos estado nunca, coloqué el móvil en el salpicadero del coche para usarlo como GPS. Pillamos un bache y se soltó, con la mala suerte que se desconfiguró. Entre mi hijo y mi mujer volvieron a activarme el GPS y segumos la ruta. Pero al volver a casa no había un icono en sitio en el móvil. Los gadgets estaban o borrados o con tamaños extraños. El correo desconfigurado, los gestos para hacer cosas en la pantalla tampoco iban. Empecé a tratar de volver a dejarlo como estaba… pero cada paso que daba aquello se parecía menos a como yo tenía la configuración del móvil. A mi me gusta tener los iconos y los gadgets organizados de una forma concreta y ahora no sabía como volver. Ya estaba pensando en reiniciar a fábrica el teléfono y empezar de nuevo, cuando recordé que el lanzador (launcher) que uso de vez en cuando me recuerda la importancia de hacer copia de seguridad de su configuración, tanto en la nube como el local. Así que me voy a la configuración del lanzador, entro en copias de seguridad y veo que tengo una de hace un mes. La activó y espero un rato… cuando termina mi teléfono vuelve a tener todo en el sitio donde a mi me gusta.
  

No os cuento ya los casos que vemos en la tienda donde las copias de seguridad salvan meses de trabajo cuando sucede algo extraño (o no tan extraño) con nuestro datos digitales. Así que aprovecho para recopilar algunos consejos sobre las copias de seguridad. Por cierto un buen sitio para comenzar es esta entrada del El atareao con consejos y experiencias sobre copias de seguridad.

• En el caso de datos importantes, hay que tener como mínimo 3 copias de seguridad. Además, deben estar en dispositivos diferentes y por lo menos una de las copias debe estar en otra ubicación física. Me explico:
  • Si tenemos un PC y hacemos las copias en otro disco duro de ese mismo equipo no estamos bien cubiertos. Si ese PC se avería o lo extraviamos no tenemos acceso a la copia
  • Si copiamos en un lápiz de memoria o en un disco duro externo y los guardamos en la misma mochila que el portátil (sí, la mayoría de la gente lo hace así…) si nos roban el portátil con su maleta… pues se han llevado también los datos. Esto nos pasa mucho en la tienda con estudiantes universitarios.
  • Si copiamos en el PC que está al lado en la Oficina y tenemos un percance en el edificio… pues nos quedamos sin copia. Hemos tenido varios casos de robos o de incendios en empresas y los cacos se han llevado los PCs y por supuesto el NAS, los discos de copia externos… y en caso de incendio si hay suerte a lo mejor podemos recuperar algo de entre las cenizas.
• Buscar un sistema de copias que sea lo más automatizado posible. Es decir que se hagan las copias sin que tengamos que hacer nada nosotros. Nosotros en la tienda tenemos un NAS y hacemos las copias con software que a las horas en que no estamos trabajando van copiando los datos sin que tengamos que hacer nada.
• Si tenemos espacio suficiente de almacenamiento, hacer copias de versiones de los ficheros de trabajo. Me explico. En ocasiones necesitamos recuperar una copia de seguridad porque hemos introducido una información mal en nuestros datos. Por ejemplo, nos equivocamos al contabilizar unas facturas, o al hacer un campo en una rutina de un programa. En estos casos si solo tenemos una copia de seguridad el cambio que hemos introducido ya está también en la copia. Nosotros de la información contable, de los documentos de procesador de textos y hojas de cálculo, de los programas que hacemos y de las Webs, mantenemos 10 versiones anteriores en el NAS. Y lo usamos más de lo que pueda parecer. Es un gran salvavidas cuando haces cambios y no te das cuenta que no son correctos hasta que no pasan unos días (o unos meses…) entonces vas retrocediendo hacía atrás hasta localizar la versión anterior.
• Hacer copias de configuraciones, no solo de datos puros. En muchas ocasiones configurar un dispositivo digital es algo complejo y que lleva mucho tiempo. Por ejemplo, cuando instalamos un router en una empresa podemos pasar varias horas para configurarlo todo: usuarios, permisos, redes, VPN, velocidades… así que lo primero que hacemos es guardar esa configuración por si en el futuro la necesitamos. Lo mismo sucede con teléfonos, tabletas, impresoras>
• De vez en cuando, comprobar que las copias se están haciendo bien. Es decir, revisar lo que estamos copiando para cerciorarnos de que la copia se actualiza y que se está copiando todo lo que necesitamos guardar. Uno de los primeros casos que tuve de un cliente con este problema nos pasó en una empresa que hacía las copias con cintas. Tenían una rutina para ir rotando las cintas entre varios días. En un momento dado se desconfiguró algo del programa de backup y en la segunda cinta no se copiaba nada. Así que un día que el servidor se les paró… al recuperar la copia de las cintas sobre el nuevo servidor no pudimos hacerlo.
• Si copiamos datos en un dispositivo externo, no borrarlos del otro dispositivo o copiarlos en varios. Es una derivada del primer consejo. Pero es algo que muchos clientes hacen. Y mira que siempre lo decimos en la tienda. Cuando un cliente viene y nos compra un disco duro externo o un lápiz de memoria siempre lo recordamos. Si hacen copia de seguridad de datos en el disco externo o en el lápiz de memoria que no borren la información del PC. Y si el PC tiene el disco lleno, pues que copien los datos en dos dispositivos externo. Un día alguien mete el disco externo en el TV y éste lo formatea, o se le cae al suelo y ya no tienen datos.

En resumen, vivimos en un mundo donde cada vez más dependemos de los datos. Así que tenemos que pensar un poco en qué podemos hacer para tenerlos resguardados y asegurarnos que la información importante no la vamos a perder. Hablando de perder, vale la pena invertir unos minutos o unas horas pensando como hacer copias de seguridad… que luego estar días o semanas reconstruyendo la información que necesitamos y no tenemos o lamentándonos por no tener ese recuerdo de ese viaje…