Hay veces que uno piensa que en las carreras universitarias en facultades de prestigio, en los masters en el extranjero, en los cursos de superespecialización que reciben los consultores y mis jefes de mi empresa de por las mañanas, pues no se explican los conceptos básicos.
Como esto de los blogs, tiene un no sé qué de servicio público, pues hoy voy a iniciar una nueva sección de informática básica para jefes y consultores. Sé que no voy a tener éxito, porque no cobro, lo escribo en castellano y además el diseño no es cool…
El primer capítulo, lo voy a dedicar a las hojas de cálculo.
Lo primero es una cuestión terminológica, una hoja de cálculo no es lo mismo que una Excel, Microsoft Excel es una aplicación de hoja de cálculo. Para que lo entiendan mis alumnos, un BMW es a los coches, lo que la Excel es a las hojas de cálculo; así que comencemos a hablar bien, no digamos que hay que hacer una Excel, sino que hay que hacer una hoja de cálculo, o te envío una Excel, no se dice te envío una hoja de cálculo.
Lo siguiente es saber qué hacen las hojas de cálculo. Pues las hojas de cálculo como su nombre indica, sirven para calcular. Son un sistema con hojas y celdas, donde escribir números en unas celdas y usando operaciones matemáticas más o menos complejas, obtener un resultado.
Los usos de las hojas de cálculo serían entre otros:
- Realizar cálculos financieros
- Mostrar gráficos basados en números
- Realización de simulaciones empresariales
- Organizar conjuntos de datos reducidos que quepan en dos dimensiones
- Hace cálculos estadísticos
Pero más que decir para qué sirve una hoja de cálculo, mejor explicar para qué no sirve. Porque parece difícil, pero hay tareas para las que una hoja de cálculo no es la mejor solución, veamos:
- Almacenar diseños de bases de datos: hay programas mejores y pensado específicamente para ello, así que eso de que cuando quieras saber qué campos tiene una base de datos, tengas que usar una hoja de cálculo no es una buena idea
- Sacar reportes de miles de registros de una base de datos corporativa: hay otras formas de obtener reportes de una base de datos, que generar una fichero de hoja de cálculo. Además que la mayoría de los programas de hoja de cálculo tienen limitaciones en el número de registros que pueden manejar, limitaciones que cualquier tabla un poco grande va a alcanzar enseguida
- Hacer seguimientos/previsiones de proyectos: como en los casos anteriores hay mucho software mejor preparado para hacer un seguimiento de un proyecto.
- Controlar las vacaciones en una empresa con miles de empleados: sabemos que hay redes locales, pero hay que recordar a nuestros alumnos, que una hoja de cálculo solo puede es accesible por un usuario a la vez… así que no es buena idea ésta. De la misma manera, si la información de la hoja de cálculo debe ser modificada por varios usuarios, tampoco es recomendable usar la hoja de cálculo para esta tarea.
Lo que sucede es que las hojas de cálculo tienen un influjo muy poderoso sobre jefes y gestores. Cuando no saben qué hacer con un problema, la solución es hacer una hoja de cálculo para hacer un seguimiento, o para hacer un control, o para… y claro un currito diseña la hoja, el jefe se pasa dos días poniendo columnas, quitando filas, cambiando colores… al final queda un chisme más difícil de cumplimentar que montar un mueble de Ikea… así que todo el mundo se escaquea de rellenar la hoja. Un mes después, cuando el problema vuelve a surgir, pues se diseña otra nueva hoja.
Hace unas semanas acudí a una reunión sobre un proyecto muy gordo que llevamos en mi empresa de por las mañanas. Los jefes se quejaron de que íbamos con cierto retraso, la solución, pues los consultores han diseñado tres nuevas hojas de cálculo (monstruosas, enormes, además en la red local y para que accedamos 100 personas a la vez…) y otra hoja de cálculo con instrucciones para rellenar las tres hojas anteriores. Así que ahora hay 20 personas que en lugar de trabajar realmente en el proyecto, están cumplimentando hojas de cálculo…
En esa misma reunión se pidieron ideas para agilizar la marcha del proyecto, la mejores que escuché fueron dos:
- Eliminar todas las hojas de cálculo que hemos generado en los últimos meses
- Que todo el mundo que se dedica a definir, escribir y consultar hojas de cálculo, se ponga a trabajar de verdad en el proyecto
- Y algo sobre los powerpoints, que lo dejaremos para el próximo curso de Informática Básica para jefes y consultores: descubre las presentaciones…
28 Comentarios
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Chapeau!!!!!! Voy a imprimir esta entrada y empapelar la empresa…
Totalmente de acuerdo 😀
Lo mejor que yo he visto ha sido un documento de texto como el que normalmente se hubiera hecho con un procesador de textos como Word escrito en un Excel.
¡Y lo mejor es que no llevaba ni una sola tabla!
Entre otras actividades enseño a manejar el Excel (es la herramienta que se emplea, básicamente por eso) y lo que comentas: usan las hojas de calculo para TODO. Y lo más terrorifico son las “bases de datos” en hojas de Excel…me ponen enfermo!!!! luego quieren sacar “estadísticas” raras y bueno, es para cortarse las venas. PATIENT!!
jajaja, esto es literalmente lo que pasa en la empresa que trabajo por las mañanas, tienen hojas de cálculo para los proyectos y tal, y siempre escuchas a los jefes preguntando por quien tiene bloqueado el documento 🙂
Aaaaaaaah… esas maravillosas hojas de calculo. La cantidad de problemas que nos han evitado, pero… espera un momento!!! ¿Por que tengo a tres personas paradas? ¿Que no pueden acceder a la hoja de calculo? ¿que es lo que ocurre? ¡¡URGENTE!! Vamos a avisar a sistemas. El mundo se acaba. DIOS!!!!! ¿Por que a mi?… Ops, no pueden acceder por que la tengo abierta yo… esto…
(Pensamientos del jefe de turno en un momento de panico)
Excelente entrada, si señor, pero piensa un poco, los jefes nunca piensan en lo que es mejor, sino en complicar la vida de sus trabajadores.
Claro, con estos jefes, es logico que el trabajo se retrase, y es cuando tu jefe te dice, y porque se ha retrasado el trabajo?, aquí si pudieramos contestar como es debido, le diriamos, pero si es usted quin nos atrasa con sus absurdas ideas y sus absurdas formas de trabajar, pero claro, eso no lo podemos decir.
Bueno, pensandolo bien, por eso son jefes, porque no tienen celebro y porque les gusta complicar la vida de los trabajadores, claro, conque ellos, para saber los gastos de su casa, hacen una hoja en donde ponen solo 2 columnas, una los ingresos y la otra los gastos, pues piensan, claro, este es el mejor programa para todo, y no piensan en sus empleados, que tienes que estar 5 horas rellenando unas hojas de calculo, bueno, pues se quedan 5 horas mas para recuperar el tiempo perdido y gratis.
Desde luego, no quieren saber como emplear el tiempo en cosas que si realmente merecen la pena, pero claro, para eso son jefes.
Por cierto, no se si me equivoco, ya que nunca he hecho bases de datos, pero para eso, va mejor el Acces, no?
Para Jordi: Pues Access es una opción, al menos es la estándar a nivel de herramientas ofimáticas.
Un saludo
Ok, gracias tronan.
¡Y cuando descubren el buscarv! ¡Es peor!
Jajajajajaaa
Que grande la entrada 😉
Me ha encantado tu post, trabajo en una empresa de servicios para una refineria y utilizamos hoja de cálculo como bases de datos de forma constante, he llegado a trabajar en un excel con 35.000 filas y las operaciones cada vez que cambiabas un número tardaban hasta ¡15! minutos en calcularse. Te felicito por tu post.
Yo en mi empresa de todo el día 😉 he llegado aver a un cliente manejar a innumerables excels de 100 y 200 MBs linkados entre sí en distintos servidores, con actualizaciones remotas desde proveedores de su intranet y lo que es peor directamente de internet… un follón vamos. La cuestión es que nadie se atrevía a tocar la estructura de aquel engendro que además eran los entresijos comerciales de la empresa.
Pues sí, qué coñazo de hojas de cálculo… en el curro tenemos ya unas cuantas, más rellenar los partes de incidencias, más tramitar las garantías o RMAs cuando correspondan, más…. el otro día hacíamos los compañeros una coña, de que tendríamos que tener una hoja de cálculo para saber si hemos rellenado todas las que nos piden, una meta-hoja de cálculos XD
Creo que has perdido esta batalla antes de empezarla. Es como la de sustituir Office por OpenOffice.
Lo siento, que te sea leve
😛
Sí, yo también me he encontrado monstruos en algunos clientes. Recuerdo en concreto una macroaplicación en Lotus 123 que hacía lo mismo que la aplicación de gestión de producción, sólo que programada en Lotus por un directivo con sueldo de 8 cifras 🙂
Pero hay que ver las virguerías que hace la gente con Excel : http://www.humyo.com/F/66929101/EMBED
jesusg, es una pasada, con una hoja de calculo han hecho un comecocos, es genial, hay gente que se lo curra, si señor, nunca pense en ver algo asi con una hoja de calculo.
Yo creo que le problema del abuso de hojas de calculo es que nadie ha creado aun la base de datos que es tan facil de utilizar como la hoja de calculo, microsoft access es cada vez es mas facil con multitud de asistentes, y filemaker esta casi restringida al uso en macs, pero para sacarles jugo hay que aprender conceptos como campos, relaciones ,integridad referencial , que para informaticos son triviales pero para uso mundano son tan raros como una integral de riemann
Estamos todos de acuerdo, se hace un mal uso de las hojas de calculo.
Criticar es fácil, ahora propuestas:
yo sufro el caso 2 “Sacar reportes de miles de registros de una base de datos corporativa..”
¿que alternativas proponeis? (recordar que debe ser accesible y barato para competir con Excel….)
Offlog (semana del 14 de enero)…
Algunas cosas interesantes que hemos visto en nuestros blogs favoritos y que no queremos dejar escapar:
Su web por 65â?¬ [Tripix]
Tripix recupera el debate sobre las ventajas e inconvenientes que los gestores de contenidos populares como Joomla tienen…
Offlog (semana del 14 de enero)…
Algunas cosas interesantes que hemos visto en nuestros blogs favoritos y que no queremos dejar escapar:Su web por 65â?¬ [Tripix]Tripix recupera el debate sobre las ventajas e inconvenientes que los gestores de contenidos populares como Joomla tienen pa…
Para Jordi:
El día que tú seas jefe, entonces hablaremos de lo que es ser jefe. Mientras tanto, asesora a tus jefes para que tu trabajo y el de todos sea más fácil en lugar de quejarte o no decir nada. A los jefes también nos gusta la gente proactiva que propone cosas nuevas e incluso gente más inteligente que nosotros porque nos ayuda a mejorar y a aprender cosas nuevas. Enseña a tus jefes y a tus compañeros. Te aseguro que si lo haces bien, te lo agradecerán mucho.
Para el autor:
La frase “las dos mejores soluciones que escuché…” tiene una buena conclusión. Haz o implementa un sistema para que el trabajo sea más fácil, porque si no te veo volviendo a las hojas de cálculo. Y cuando ya lo tengas, lo presentas. Quedarás como Dios habiendo resuelto un problema que nadie ha podido resolver. ¡Y encima sin que te lo hayan pedido!! 🙂
Saludos
Una jefa 🙂
[…] Nos han dejado un mensaje muy bueno, de parte de un jefe, diciendo que tenemos que ser buenos chicos y no quejarnos y presentar las soluciones que se nos ocurren, porque la empresa siempre va a agradecernos esos gestos… […]
Cierto, Ana, he visto jefes recompensando a empleados proactivos y más inteligentes que sugerían una medida razonable para mejorar el rendimiento y mejorar las condiciones de la plantilla. La recompensa fue unas vacaciones pagadas por el Inem, alias paro, alias a la puta calle. La teoría es buena, la práctica no siempre.
Ana, yo no sé cuanta gente tendrás a tu cargo, y si la empresa será tuya o será un mando intermedio. En uno u otro caso, te digo que si es cierto lo que dices (y no tengo porqué presuponer que no), eres la excepción que confirma la regla.
Yo he tenido algunos jefes, algunos jefecillos y algunos compañeros que se creían jefes o que llegarían a serlo, de todos ellos solo tuve un coordinador que mereciera llamarse jefe, el resto flipados que solo saben gastar el dinero que ahorran en sueldos en cochazos (que eso es muy de jefe) viajes para ‘abrir nuevos mercados’, y cachivaches tecnológicos que luego no saben usar y dan por culo todo lo que quieren al departamento de informática con chorradas cuando estos intentan lidiar con sobrecarga de trabajo por falta de personal y que los clientes (de la empresa, cuyo jefe está dando por saco con la nueva PDA de 1000 pavos) no pongan reclamaciones por mal servicio.
Yo ya he visto lo que tenía que ver, ahora voy con la verdad por delante y las cosas claras, y oye, de maravilla, ellos obtienen lo que quieren si me dan lo que pido, pero ‘quid pro quo’.
@Ana: ¿Que tal se vive en el mundo de Yuppie? Igual me compro una casa ahí, en el Barrio Sésamo, calle de la Piruleta, ya que me han dicho que están contruyendo pisos buenos y baratos, con mano de obra bien pagada y cuyos trabajadores tienen y utilizan todas las medidas de seguridad. Y además, los constructores están siempre dispuestos a escuchar al peón que hace la masa, que ha descubierto un buen sistema para que los ladrillos se coloquen en menos tiempo y a menor precio. Y el capataz, el arquitecto y los ingenieros le van a acompañar a ver al jefe,para hacerle al peón una fiesta con cocacola y chuches por la gran idea.
Hola de nuevo:
En primer lugar, siento haber ofendido a aquellos que han contestado o que se han sentido ofendidos. Vosotros también tenéis razón, lo que ocurre es que yo también. Y leer que todos los jefes son gilipollas ofende un poquito 🙂
A Ningu: Pues lo lamento. Tienes razón. La gente confunde “hacer bien el trabajo” con ” este me quiere quitar el puesto”. Es muy triste y lamento que te despidieran…
A Kike: soy jefa, jefa. Es decir, soy socia fundadora de la empresa y tengo poca gente a mi cargo, a veces 3 a veces 9. Pero no por eso dejan de ser mis empleados ni dejan de ser personas.
A Saggy: vivo en unos 40 m2 que me cuestan bastante y no tengo un gran sueldo (más bien poquito para ir sobreviviendo). Levantar una empresa cuesta mucho trabajo, durante los tres primeros años sólo he cogido una semana de vacaciones (y fue porque me casé) y tengo un daewoo matiz chiquitin y heredado…
En definitiva, creo que no hablábamos del mismo tipo de jefe. En cualquier caso, prefiero quedarme con decir que no todos los jefes son unos cabrones. Yo intento no serlo porque no me gusta que me ninguneen.
Ha sido un placer 🙂 Saludos
http://publicistas.blogspot.com/
@Ana: no te tomes lo del piso como algo personal, a mi me da igual si tienes un piso de 40 metros o un chalet de 5000; lo que quería es -de un modo que pretendía ser irónico, y no hiriente- plasmar una realidad muy diferente a la que tú nos cuentas (que en tu caso no dudo que sea como lo cuentas).
La mayoría de los jefes me temo que están en las antípodas de tu manera de ser jefe.
Y poniendo a tu sector como ejemplo, mi mujer es, entre otras cosas, diseñadora, y ha trabajado en varios estudios de diseño y publicidad…hasta que no pudo más y, con gran satisfacción mía ( yo tenía que soportar sus frustraciones)se decidió a trabajar de freelance. Y es que los jefes eran de todo menos dialogantes, y lo que menos les interesaba (sobre todo a los puestos intermedios)es que llegara alguien a traer ideas frescas a la empresa, ya supondrás el porqué.
Y por supuesto que todos los jefes no son unos cabrones, ni todos los peces tienen escamas (pero reconocerás que la mayoría no son como tú, ¿no?).
Saludetes a todos.
bueno me parece todo interesante, ya que soy un joven de 21 año de edad, y estoy dando curso de imformatica y soy buenop y eso q no e terminado mi carrera y todos c confunde con eso de la hoja y excel, hay q darle a entender las diferencia y como c trabajan en este sistema
He escuchado la legenda urbana de un profe de la U que es un maestro de las hojas de cálculo, es capaz de programar redes neuronales en un “excel” (ja ja)
Obvio que hay mejoras formas de hacer eso.