¿Office se enfrenta a la indiferencia? en general el software se enfrenta a la ignorancia de los trabajadores

Leía anoche este artículo de El Confidencial, donde comentan como parece que el gasto en Office es algo que se asumen en las empresas (será en algunas, porque lo que es en la mayoría de las Pymes no es así), se compra y luego no se usa.

Y parte del argumento de este artículo, me ha hecho recordar algo de lo que quería hablar yo en el blog: del uso de software en las empresas (sobre todo en las de muchos cubículos) españolas. Lo que El Confidencial indica aquí del Office, se puede aplicar a muchos otros programas de ordenador. Es decir las empresas instalan programas para aumentar la productividad y para que los empleados los usen… pero luego se emplean muy poco los programas. Pero luego hay inercias adquiridas que dificultan la eliminación. Hay veces donde en la cultura corporativa de muchas empresas eres más importante, cuanto más grande es el teléfono corporativo, más pequeño es el portátil de empresas y más licencias de cosas y a más unidades de red tienes acceso. Yo recuerdo en mi antigua empresa de por las mañanas que cuando desde TI se hacía una batida y se anunciaba que si en las próximas semanas no se usaban algunas aplicaciones, éstas se eliminarían. Y todo el mundo usándolas, les hiciera o no falta.

Me estoy desviando del tema. Vamos a centrarnos más en herramientas clásicas de oficina de cubículos, como el Office y parecidos. Vamos que donde decimos Office, podríamos poner OpenOffice o cualquier otra suite. Y podríamos añadir aquí herramientas de productividad varias: gestión de agendas, control de clientes, programas para mejorar el trabajo en grupo, gestión de incidencia, lo que cada uno pueda pensar que hará que mejore la forma de trabajar y aumente la productividad.

En la inmensa mayoría de los casos, todas esas herramientas se emplean muchísimo menos de lo que se pensaba cuando se compraron y/o se implantaron. Los motivos cuales serían:

• Ignorancia de los empleados. Los que deberían usar las herramientas informáticas no las saben manejar. Luego veremos esto más a fondo
• Desconocimiento de TI de a qué se dedica la empresa realmente. En ocasiones desde TI, se implantas cosas, porque están de moda, porque era barato de hacerlo, porque el proveedor nos lo ha ofrecido, porque todos los años hay que salir en la foto, porque a un jefe le ha hecho tilin eso… pero luego son herramientas que realmente no hacen falta en la empresa o por lo menos no son necesarias para la gran mayoría de trabajadores.
• Tenemos un software muy chulo, pero el hardware hace lustros que no se actualiza. Es complicado usar un Office 2013 o una herramienta de Minería de Datos con un Pentium IV de primera generación, un giga de RAM y un monitor de 15”.
• La política de permisos es muy restrictiva en la empresa. Así que apenas se puede trabajar. Y no hay forma de personalizar nada. Puede parecer una tontería, pero muchas veces el no dejar al usuario disponer de su entorno de trabajo, hace que mire con malos ojos el resto de herramientas tecnológicas.

Pero de estos motivos, el que considero yo el principal, es la ignorancia de los empleados a la hora de usar herramientas informáticas. Y aquí tenemos varias causas posibles:

• En España todo el mundo nace con el certificado de lo sabe todo en informática, sobre todo si son del género masculino. Se hacen muchos chistes en la red, sobre el nivel de inglés que se indica en los curriculos, pero en nuestro país, todo el mundo tiene altos conocimientos en herramientas ofimáticas, aunque solo hayan usado el PowerPoint para leer chistes. Y claro la gente se lo cree.
• No hay iniciativas en las empresas para que sus trabajadores aprendan a usar herramientas ofimáticas. Mucho decir que los empleados son el mejor activo de la empresa, pero luego resulta que es el activo en el que menos se invierte.
• Muchos cursillos del paro de ofimática y de otras herramientas informáticas, pero parece que la metodología no debe ser muy buena.
• No se fomenta en las empresas la iniciativa ni la imaginación de los empleados. Aquí haces una macro con Excel para automatizar una tarea… y te excomulgan. Pero no desde IT, sino desde los demás compañeros, sobre todo de los jefecillos de nivel medio. No se quiere a gente que piense e imagine e innove… y eso de ponerse a hacer con un Access, lo que toda la vida se ha hecho con papel y boli, pues no parece muy claro.

Y así seguimos preguntándonos porque no se usa el software en las empresas. Y como siempre el fallo está en el periférico que está entre la pantalla y la silla.