{"id":448,"date":"2006-10-03T07:53:23","date_gmt":"2006-10-03T06:53:23","guid":{"rendered":"http:\/\/changlonet.com\/blog\/2006\/%c2%bfla-oficina-sin-papales\/"},"modified":"2006-10-03T07:53:23","modified_gmt":"2006-10-03T06:53:23","slug":"la-oficina-sin-papales","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/changlonet.com\/blog\/la-oficina-sin-papales\/","title":{"rendered":"\u00bfLa oficina sin papales?"},"content":{"rendered":"<p>\t\t\t\tPues va a ser que no.<\/p>\n<p>Desde el principio de los tiempos de esto de la automatizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n (vamos de la inform\u00e1tica) siempre se nos ha dicho que la oficina sin papeles est\u00e1 cada vez m\u00e1s cerca, pero no. Yo dir\u00eda que es a la inversa, cada vez hay m\u00e1s papeles.<\/p>\n<p>Y no es porque la tecnolog\u00eda no sea hoy en d\u00eda capaz de afrontar el reto, son las personas las que no se acaban de acostumbrar a trabajar en un entorno solo digital. Hay ejemplos muy risibles, as\u00ed:<\/p>\n<ul>\n<li>Ayer me llaman de dos empresas que no les funcionaba bien la impresora l\u00e1ser y al sacar los listados para puntear las facturas se com\u00eda algunas l\u00edneas. A ninguno de los dos contables se les ocurri\u00f3 que el software de gesti\u00f3n que emplean tiene un m\u00f3dulo de punteo, que muestra los apuntes en pantalla y permite hacer una marca con el teclado o el rat\u00f3n para cada asiento comprobado, pudiendo filtrar luego por los que no est\u00e9n marcado. O bien pueden exportar a una hoja de c\u00e1lculo y puntear all\u00ed. No; imprimen un mont\u00f3n de papeles, cogen otro mont\u00f3n de papeles en otro mont\u00f3n y comienzan a cotejar un mont\u00f3n de papeles con el otro. Digo yo que para eso no hace falta un PC, ni un escaner como tienen, ni un software de gesti\u00f3n documental&#8230;<\/li>\n<li>La semana pasada comenzamos a trabajar con un nuevo proveedor, nos env\u00eda los precios en fax, y para pasarle un pedido&#8230; lo mismo. Le solicitamos que nos env\u00ede los precios aunque sea un en PDF, no, solo puede imprimir o mandar faxes.<\/li>\n<li>En mi trabajo de por las ma\u00f1anas es muy curioso ver a los mandos intermedios acarreando una gran maleta como verdaderos&#8230; Llevan el port\u00e1til, que pesar\u00e1 unos 3kg, el cargador, otro kilo y 5 o 6 kilos de documentaci\u00f3n en papel que llevan a cada reuni\u00f3n.<\/li>\n<li>Y para terminar, las reuniones. Ser\u00eda mucho m\u00e1s econ\u00f3mico montar en cada sala un proyector y un PC en cada silla, para que los asistentes sigan la reuni\u00f3n y con el PC tomen notas que se podr\u00edan almacenar en su directorio del servidor. Pues no, se reparten un mont\u00f3n de copias de las presentaciones en Powerpoint, para que la gente haga all\u00ed anotaciones que unas horas despu\u00e9s no van a ser capaces de recordar para qu\u00e9 las hicieron.<\/li>\n<li>Ahora mismo estoy trabajando en un proyecto de renovaci\u00f3n tecnol\u00f3gica en mi empresa de por las ma\u00f1anas. Estamos usando paletadas de documentaci\u00f3n. A los genios de nuestros consultores\u00a0(porque claro los inform\u00e1ticos de\u00a0provincias de esto no saben)\u00a0solo se les ocurre instalar un servidor de Sharepoint de Microsoft, pero casi tal y como viene de f\u00e1brica. As\u00ed que nadie lo usa. Al final encima de cada mesa hay verdaderas monta\u00f1as de papeles con la informaci\u00f3n que cada uno est\u00e1 manejando en ese momento.<\/li>\n<li>Los jefes que por las ma\u00f1anas le piden a sus secretarias que les impriman los correos electr\u00f3nicos, para leerlos con traquilidad, contestar a boli sobre el correo y que luego la secretaria vuelva a enviar la respuesta<\/li>\n<\/ul>\n<p>Y podr\u00eda seguir con muchos ejemplos. Lo que yo veo es que hemos estado muchos a\u00f1os manejando el papel con nuestras manos y nos cuesta acostumbrarnos a no tocar la celulosa. Adem\u00e1s desde la direcci\u00f3n no se colabora para nada.<\/p>\n<p>Y por otra parte, como ahora es m\u00e1s f\u00e1cil que nunca hacer copias en papel de cualquier cosa, pues los documentos se imprimen venga o no venga a cuento.<\/p>\n<p>Necesitar\u00edamos un cambio de mentalidad que nos llevase a pensar antes de imprimir y algunas herramientas y\/o ayudas t\u00e9cnicas, pero m\u00e1s centradas en la usabilidad que en la t\u00e9cnica propiamente dicha. Si dispones de un buen monitor y de un buen software de gesti\u00f3n documental,\u00a0 vas a imprimir menos documentos que si es al contrario.<\/p>\n<p>Y al final alguna soluci\u00f3n dr\u00e1stica, como controlar el n\u00famero de p\u00e1ginas que se imprimen o incluso en ciertos sitios reducir el n\u00famero de impresoras.<\/p>\n<p>Esto me recuerda a una batallita de hace casi 15 a\u00f1os. Acababa de entrar a trabajar en mi empresa y estaban comenzando la informatizaci\u00f3n en mi departamento. Con gran visi\u00f3n de futuro el departamento de inform\u00e1tica decidi\u00f3 adquirir FoxPro, Wordperfect y Lotus y dijo que el Windows ese (versi\u00f3n 3.0) era una moda que no iba a durar mucho. Nuestro jefe era un entusiasta de las nuevas tecnolog\u00edas y consigui\u00f3 que todos los procesos del departamente estuviesen informatizados. Pero la gente segu\u00eda usando las m\u00e1quinas de escribir y los formularios preimpresos de toda la vida. As\u00ed que en cada mesa hab\u00eda un PC, una m\u00e1quina de escribir y una calculadora de las de tira sumadora, no quedaba sitio para sentarse. Pues un d\u00eda nos avis\u00f3 el jefe a tres o cuatro compa\u00f1eros para que el lunes siguiente lleg\u00e1semos al trabajo una hora antes. As\u00ed lo hicimos y escondimos todas las m\u00e1quinas de escribir y las sumadoras, excepto una de cada para emergencias;\u00a0 una semana despu\u00e9s nadie echaba de menos las m\u00e1quinas de escribir.\t\t<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Pues va a ser que no.<\/p>\n<p>Desde el principio de los tiempos de esto de la automatizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n (vamos de la inform\u00e1tica) siempre se nos ha dicho que la oficina sin papeles est\u00e1 cada vez m\u00e1s cerca, pero no. 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