{"id":17947,"date":"2021-04-12T20:22:38","date_gmt":"2021-04-12T18:22:38","guid":{"rendered":"https:\/\/changlonet.com\/blog\/?p=17947"},"modified":"2021-04-21T19:33:24","modified_gmt":"2021-04-21T17:33:24","slug":"lo-hemos-hecho-asi-siempre-la-importancia-del-analisis-de-procesos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/changlonet.com\/blog\/lo-hemos-hecho-asi-siempre-la-importancia-del-analisis-de-procesos\/","title":{"rendered":"Lo hemos hecho as\u00ed siempre: la importancia del an\u00e1lisis de procesos"},"content":{"rendered":"<p>Hay veces en que pienso que la mayor\u00eda de los a\u00f1os que he estado trabajando no han servido de nada. Sobre todo porque durante muchos a\u00f1os el trabajo que he realizado no lo entend\u00eda no lo conoc\u00eda nadie.<\/p>\n<p style=\"text-align: center;\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/changlonet.com\/blog\/wp-content\/uploads\/2021\/04\/041221_1822_Lohemoshech1.jpg\" alt=\"\" title=\"\"><\/p>\n<p>Como ya he contado otras veces he estado mucho tiempo trabajando de Analista de Procesos o cuando se pon\u00eda el foco en los datos como <a href=\"https:\/\/changlonet.com\/blog\/analista-informacional\/\">Analista Informacional<\/a>. As\u00ed que cuando me preguntaban a qu\u00e9 me dedicaba en mi jornada laboral ten\u00eda que decir que trabajaba en inform\u00e1tica en una gran empresa financiera. Eso de Analista de Procesos era algo que no conoc\u00eda ni entend\u00eda nadie. Y es una l\u00e1stima porque se trata de una de las grandes lacras de todas las empresas espa\u00f1oles sin importar su tama\u00f1o.<\/p>\n<p>Nadie le da importancia al proceso en la empresa. Las cosas se hacen como se hac\u00edan toda la vida. No se piensa ni en modernizar ni en cambiar nada para tardar menos tiempo u\/y ofrecer un mejor servicio al cliente. La mayor\u00eda de las veces se asocia el an\u00e1lisis de procesos como un paso previo a la informatizaci\u00f3n (o modificaci\u00f3n de esta) de una tarea. Y no es as\u00ed. El mejor proceso no es el digitalizado sino el que responde de forma completa a los requerimientos en el menor tiempo posible; y para ello hay que pensar la forma en la que trabajamos para ver como optimizarla.<\/p>\n<p>En muchas ocasiones podemos ver la modernizaci\u00f3n en la empresa como:<\/p>\n<ul>\n<li>Lo que se hac\u00eda con m\u00e1quina de escribir y papel de calco, se convierten en copias con m\u00e1quina de escribir el\u00e9ctrica y una fotocopiadora. Pero seguimos generando los mismos documentos.<\/li>\n<li>Las cartas que se enviaban por correo ahora se env\u00edan por Fax. Pero son las mismas comunicaciones<\/li>\n<li>Ponemos un PC que sustituye a la m\u00e1quina de escribir. Ahora los documentos se generan en el ordenador.<\/li>\n<li>El Fax se usa desde el PC<\/li>\n<li>Con el PC hacemos facturas y presupuestos<\/li>\n<li>Empezamos a usar el correo electr\u00f3nico y va decayendo el fax. Ahora enviamos lo mismo por email<\/li>\n<li>Aparecen los primeros tel\u00e9fonos m\u00f3viles: podemos hablar desde casi cualquier sitio<\/li>\n<li>Cada vez tenemos m\u00e1s papeles. Ahora es f\u00e1cil generar nuevos documentos<\/li>\n<li>Empezamos con el archivo digital y el escaner para resolver el problema de la superabundancia de documentos impresos.<\/li>\n<li>\u2026<\/li>\n<li>Llega la mensajer\u00eda instant\u00e1nea: para enviar mensajes iguales, pero por el m\u00f3vil.<\/li>\n<li>&#8230;<\/li>\n<li>Usamos el m\u00f3vil para trabajar y seguir creando desde \u00e9l los mismos documentos que antes con la m\u00e1quina de escribir.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Es decir, vamos introduciendo cambios, pero en el n\u00facleo del trabajo (aqu\u00ed hablo de empresas asentadas) seguimos igual 30 a\u00f1os despu\u00e9s. Eso s\u00ed, cada vez con m\u00e1s papeles. Y si yo en mi antigua empresa de por las ma\u00f1anas me las ve\u00eda y deseaba para cambiar un proceso de trabajo y buscar ahorros de tiempo y dinero contando con el apoyo de los jefes cuando hablamos de Pymes pues la cosa es peor.<\/p>\n<p>Estas semanas pasadas he tenido un par de experiencias donde se ve lo que intento decir. Hace tres a\u00f1os nos llamaron de una empresa. Ten\u00edan un programa hecho a medias por otros inform\u00e1ticos. No se lo terminaban y les hac\u00eda falta disponer del sistema digital. En su momento migraron de un procedimiento a base de papel a uno con hojas de c\u00e1lculo, ficheros de procesador de textos y algo de base de datos\u2026 pero todo artesanal realizado por ellos. Sobre esa base la otra empresa le mont\u00f3 una aplicaci\u00f3n a medida.<\/p>\n<p>Cuando llegu\u00e9 all\u00ed les coment\u00e9 que lo mejor ser\u00eda empezar por hacer una revisi\u00f3n de requerimientos antes de ponernos a programar. Pero nos dijeron que ten\u00edan mucha prisa. Que nos apoy\u00e1semos en lo que ya ten\u00edan y en el programa a medias de la otra empresa. Que con ellos hab\u00edan perdido mucho tiempo explic\u00e1ndoles como trabajaban. Al final cogimos las hojas de c\u00e1lculo, los documentos y el esqueleto del otro programa y en un par de meses ten\u00edamos una versi\u00f3n estable que reproduc\u00eda sus procesos, pero digitalizados.<\/p>\n<p>Desde entonces hemos ido a\u00f1adiendo m\u00e1s prestaciones conforme ve\u00edan carencias o ve\u00edan procesos que se pod\u00edan a\u00f1adir a una gesti\u00f3n m\u00e1s digital. Se trata de una empresa que hace una labor muy espec\u00edfica. No hay mucha iguales as\u00ed que no hay software est\u00e1ndar para gestionar sus procesos de negocio. Hace m\u00e1s o menos un mes ten\u00eda que ir a entregar unos de estos m\u00f3dulos de ampliaci\u00f3n. Mis interlocutores en la empresa son el gerente y el jefe de administraci\u00f3n. Como el cambio que \u00edbamos a introducir afectaba a las tablas maestras les dije que mejor un d\u00eda que no hubiese mucho trabajo. La empresa tiene una actividad donde trabajan 24 horas al d\u00eda 7 d\u00edas a la semana todo el a\u00f1o\u2026 Quedamos en ir un fin de semana a unas horas un poco raras, pero era cuando menos actividad ten\u00edan.<\/p>\n<p>Pero llegu\u00e9 yo y no ven\u00edan ni el gerente ni el jefe de administraci\u00f3n. Al final me dicen que tienen una urgencia. Me env\u00edan un mensaje con las claves de acceso al servidor y me dicen que lo haga yo. Empiezo con la migraci\u00f3n y le pido a los trabajadores de ese turno que paren de usar los PCs. Entro al servidor y pongo a cambiar los ficheros maestros por los nuevos. Cargo la nueva versi\u00f3n de la aplicaci\u00f3n y paso los tests de la misma. Todo funcionaba bien en el servidor.<\/p>\n<p>As\u00ed que me voy a las mesas de los empleados (en ese turno solo eran dos) y les pido que entren al programa. Les pido que hagan una serie de comprobaciones y pruebas desde los equipos clientes. No aparece ning\u00fan error. As\u00ed que les explico cuales son los cambios que hemos introducido. Les gustan porque les ahorra unos cinco minutos en cada expediente que cumplimentan. Me van preguntando sobre algunas de nuestras decisiones de dise\u00f1o. Al final como van cogiendo confianza me dicen si los jefes me han pasado una petici\u00f3n que hicieron para una mejora en el programa. Nadie me la hab\u00eda contado. Pero como los veo muy interesados, les pido que me la expliquen. No consigo entender que me dicen. Usan su propia terminolog\u00eda que va adem\u00e1s ligada a los papeles que empleaban antes de usar ordenadores. Por eso al final opto por una v\u00eda m\u00e1s directa: cojo mi port\u00e1til y arranco la versi\u00f3n de tests de su aplicaci\u00f3n en local. As\u00ed que le digo que vayan creando lo que les haga falta. Mientras yo voy haciendo un esquema en papel. Ahora si que les voy entendiendo. Al final pongo en bonito el esquema y les digo:<\/p>\n<ul style=\"margin-left: 54pt;\">\n<li>Ahora lo est\u00e1is haciendo as\u00ed. Y aqu\u00ed hay un problema, porque todos estos datos de clientes se introducen tres veces en el programa. Pero ya se hab\u00edan introducido todos excepto un par al principio. \u00bfEs esa repetici\u00f3n la que quer\u00e9is eliminar?<\/li>\n<li>Si, ahora lo entiendes. En una parte muy importante de los expedientes se van repitiendo los datos desde el expediente original.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les muestro otra gr\u00e1fica con una explicaci\u00f3n de como lo har\u00eda y les gusta. De paso les pregunto un poco m\u00e1s sobre como llevan gestionan los procesos de negocios principales. Vamos aquellos que les proporcionan el beneficio. Me lo van explicando. Al final entra trabajo de verdad. Y me quedo all\u00ed un par de hora. Viendo lo que hacen voy entendiendo mucho m\u00e1s todos los procesos. Les voy haciendo preguntas para despejar las \u00faltimas dudas.<\/p>\n<p>As\u00ed que preparo un borrador y se lo paso a los jefes. Estos lo ven y entienden tambi\u00e9n el ahorro de tiempos (y tambi\u00e9n que se evitan muchos errores al no tener que introducir los mismo datos desde cero cada vez) y me lo aprueben.<\/p>\n<p>Pero lo malo de esto es que si hace tres a\u00f1os me cuentan todo lo que me han contado esa ma\u00f1ana la aplicaci\u00f3n que hice ser\u00eda totalmente diferente. El proceso de negocio original tiene muchos fallos que en el momento de su digitalizaci\u00f3n se podr\u00edan haber evitado. Pero aqu\u00ed eso de repensar un proceso de negocio parece que sea pecado. Si siempre lo hemos as\u00ed para qu\u00e9 cambiar.<\/p>\n<p>Hay veces que he visto grandes barrabasadas en Pymes con estos temas. Por ejemplo, vendemos soporte para ayudar en la automatizaci\u00f3n de la l\u00ednea de producci\u00f3n de una f\u00e1brica. Aqu\u00ed los jefes entienden que si introducen maquinas autom\u00e1ticas y robots van a tener m\u00e1s producci\u00f3n con los mismos trabajadores. Dejar\u00eda para otro d\u00eda el tema de si ese trabajo que se automatiza y por ende es igual al que hacen otros competidores les proporcionar\u00e1 el mismo beneficio que otro m\u00e1s personalizado. Volviendo a lo m\u00edo: acabas de instalar un sistema robotizado de producci\u00f3n en la nave de la f\u00e1brica. Entras a la Oficina y all\u00ed siguen trabajando como hace 40 a\u00f1os. Eso s\u00ed: con PCs, m\u00f3viles, impresoras\u2026 pero la manera de trabajar es la misma.<\/p>\n<p>Hace un par de d\u00e9cadas trata de ofrecer servicios de an\u00e1lisis de procesos. Pero nadie entend\u00eda el tema. As\u00ed que ayudamos a automatizar procesos que en origen suelen ser muy mejorables pero nadie quiere ponerse a cambiar nada.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Hay veces en que pienso que la mayor\u00eda de los a\u00f1os que he estado trabajando no han servido de nada. Sobre todo porque durante muchos a\u00f1os el trabajo que he realizado no lo entend\u00eda no lo conoc\u00eda nadie. 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