Historias de contables

En la tienda,  tenemos siempre relaciones con los contables de las empresas que son clientes nuestras. En los casos de muchas pequeñas empresas, es el contable nuestro contacto. Puesto que es el empleado que está en la Oficina y siempre trasteando con un ordenador, pues a él le toca hace de informático. Gestiona los equipos, el software, los consumibles… vamos que es el que nos llama para hacer los pedidos, nos avisa para ir a reparar… En estos casos la relación es fluida, él nos hace los pedidos, él nos paga. El conoce todo el proceso y no hay ningún problema.

Pero luego hay otras empresas de mayor tamaño, donde si que hay ya un empleado que gestiona la informática de forma más directa. Y aquí el contable es nuestro pagador. Y con este tipo de contables de vez en cuando tenemos algún roce. El contable quiere tener toda la información para hacer el pago, para imputar su contabilidad… Estas semanas pasadas hemos tenido unos cuantos de ellos en la tienda.

 Hace unas semanas, nos pidieron un presupuesto para un PC dedicado a tareas de diseño. Cuando nos aceptaron el presupuesto, nos indican que el contable nos quería pagar con un sistema de pago de eso que tienen nombre inglés. Hablamos con nuestro banco y nos explican como hay que hacerlo. Le pasamos al informático nuestros datos bancarios y todo lo necesario para que el pago se realizase. Van pasando los días y no nos llega la documentación del contable. No hay prisa de momento, porque teníamos un componente un poco especial en ese PC y tampoco estaba en stock. Pero al final llega la pieza que nos faltaba, pero seguíamos sin saber nada de la documentación del pago. Varias conversaciones con el informático y al final descubrimos que el contable había cometido un pequeño error con la dirección y con nuestros datos bancarios. La documentación había ido parar a otra localidad. Al final después de unas cuantas gestiones entre los bancos, al final conseguimos que nuestra documentación nos llegase.

 En el caso anterior, casi cobramos, pero otras veces para justo al revés. Otro cliente nos pide presupuesto para actualizar un par de puestos de trabajo. Le pasamos varias configuraciones y al final nos dice, que como la cosa está muy mal, de momento solo van a comprar el equipamiento para uno de los puestos. Además nos dice que le contable nos pagará con un sistema de pago también especial. Le recalculamos el precio y le servimos el material que nos piden. Y apuntamos en nuestra agenda la fecha en que debería llegarnos el pago de este cliente. Pero a los pocos días, llega un pago a la tienda, a nombre de una empresa que no conocemos. Además el importe no se parece a nada que tengamos pendiente de cobrar. Como no es la primera vez que nos pasa, que algún cliente nos hace un pedido por la web y hacen la transferencia antes de confirmar el pedido, decidimos esperar a ver si llega el pedido. Pero se acaba el día y no hay pedido. Repasamos los presupuestos abiertos, y no hay ninguno de ese importe. Miramos el nombre de la empresa y no la tenemos como cliente. Al final empezamos a buscar en la red datos de la empresa que nos ha hecho la transferencia. Localizamos un teléfono y llamamos. Resulta que el cliente que era el contable de la empresa que nos había pedido presupuesto por los dos puestos de trabajo. Nos había hecho el pago por los dos PCs, porque al final le habían cuadrado las cuentas. Pero por un tema interno de su contabilidad, en lugar de hacer el pago a nombre de la empresa que nosotros conocíamos, pues había usado a otra empresa del grupo (que nosotros no conocíamos) como pagadora. Así que a correr, para ir montando el segundo PC y darle la alegría al informático, de que iba a recibir nuevo material.

 En otros casos, los contables ejercen de amos del calabozo, tratando de llevar un control dentro de los pedidos de la empresa. El otro día, un jefe de una empresa que es cliente nuestra, nos llama. Nos pregunta si tenemos consumibles para una impresora. Le digo que me quedan dos cartuchos. Me dice que necesita más, que cuando nos llegarán. Miro en nuestro proveedor y le digo que al día siguiente nos llegarían. Le pido todos los cartuchos de tinta. Al día siguiente se pasa a recogerlos. Cuando estoy haciéndole la factura, llega mi socio. Le pregunta si trae el documento de confirmación de pedido del contable. El jefe se nos queda mirando: “No, pero la tinta me hace falta para imprimir unos folletos muy urgentes, que es eso de confirmación del pedido?”. Y mi socio le explica, que el contable nos ha pedido que no sirvamos material informático si quien viene a recogerlo no trae un documento de confirmación del contable o del informático de la empresa. Resulta que aquí también hay tres sociedades, que operan como una sola. Y el contable necesita conocer a cual de las tres sociedades debe ir imputando los gastos. El jefe se nos cabrea, pero al final, llama por teléfono al contable y éste le dice a nombre de quien nos tiene que hacer el pedido.  Y mi socio pega un respiro de alivio. El último trimestre, para cerrar la cuenta de esta empresa, casi cobramos, porque teníamos unos cuantos albaranes sin asignación. Y no quiere que este trimestre nos pase lo mismo.

 Así que en nuestro día a día, tenemos que tratar muy a menudo con los contables. Y hay que procurar llevarnos bien con ellos, porque al final quien hace el pago de nuestros servicios es él.